Backoffice & Administration

Job in Zürich, 8081, Zurich, Kanton Zürich, Switzerland

Listing for: Swiss Digital Network

Full Time position
Listed on 2026-09-13

Job specializations:

Administrative/Clerical
Office Administrator/ Coordinator, Bookkeeper/ Accounting Clerk
Accounting
Office Administrator/ Coordinator, Bookkeeper/ Accounting Clerk, Accounts Receivable/ Collections, Accounting Assistant

Salary/Wage Range or Industry Benchmark: 70000 - 90000 CHF Yearly CHF 70000.00 90000.00 YEAR

Position: Backoffice & Administration (40-50%)
Location: Zürich

Wir sind ein modernes, wachsendes Unternehmen mit Hauptsitz in Zürich und einem Büro in Basel. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine zuverlässige, organisierte und selbstständig arbeitende Persönlichkeit, die unser Backoffice und die Administration professionell betreut.

Unsere Vision ist eine schlanke, weitgehend automatisierte und mit KI unterstützte Organisation für die Administration unserer Firma zu schaffen.

Aufgaben

Finanzen & Buchhaltung

Erfassen, Prüfen und Verbuchen von Kreditoren (inkl. Zahlungsverkehr)
Debitorenmanagement inkl. Fakturierung und Mahnwesen
Vorbereitung von Unterlagen für Treuhand für Quartals-/Jahresabschluss
Lohnbuchhaltung inkl. AHV, BVG, UVG, KTG, FAK, etc.
Bearbeitung und Verbuchung von Spesenabrechnungen
Unterstützung bei Budgetierung, Reporting und KPIs

Administration & Office Management

HR-Administration (Mutationen, Absenzen, Stammdaten)
Sicherstellen und Überprüfen der monatlichen Projekt-Zeitrapportierung
Administratives Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden
Pflege und Weiterentwicklung von internen Systemen für Administration und Backoffice, Verwendung von Automatiserungswerkzeugen sowie KI-Tooling
Organisation und Verwaltung des Zürcher & Basler Büros
Bestellwesen (Büromaterial, IT-Equipment, Infrastruktur)
Post- und Paketmanagement
Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags

Qualifikation

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung
Erfahrung in Backoffice, Administration oder Buchhaltung
Erfahrung in Automatisierung und Nutzung von KI für Administrationsprozesse von Vorteil
Hohe Zuverlässigkeit, genaue und strukturierte Arbeitsweise
Kenntnisse von Bexio für Lohn, Abschlüsse, etc. von Vorteil
Kommunikationsstark und teamorientiert
Sicheres Deutsch (Muttersprache) und Englisch;
Französisch von Vorteil

Benefits

Wir bieten dir

Ein modernes Büro im Herzen von Zürich
Flexible Arbeitszeitgestaltung (40-50%), teilweise remote oder vom Büro Basel aus möglich
Viel Gestaltungsspielraum und abwechslungsreiche Aufgaben
Ein unterstützendes und wertschätzendes Team
Kostenlose Getränke
Mitarbeiterrabatte