Backoffice, Administration & Digitalisierung

Wir sind ein modernes, wachsendes Unternehmen mit Hauptsitz in Zürich und einem Büro in Basel. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine zuverlässige, selbständige, organisierte und digital-affine Persönlichkeit
, die unser Backoffice und die Administration professionell betreut und gleichzeitig unsere Geschäftsprozesse in die digitale Zukunft führt.

• Abwicklung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung (Rechnungen erfassen, prüfen, verbuchen)
• Fakturierung und Mahnwesen sowie Überwachung offener Posten
• Vorbereitung der Unterlagen für das Treuhandbüro (Quartals- und Jahresabschlüsse)
• Lohnbuchhaltung Abrechnungen von AHV/IV, BVG, UVG, KTG, FAK, etc.
• Prüfung und Verbuchung von Spesenabrechnungen sowie Unterstützung bei Budgetierung, Reporting und KPIs – mit dem Ziel, diese Prozesse schrittweise zu automatisieren und zu optimieren
• Administratives Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden, Pflege der Personalstammdaten
• Sicherstellen der monatlichen Zeitrapportierung für Projekte und Unterstützung der Projektleiter bei administrativen Aufgaben
• Organisation und Verwaltung des Zürcher & Basler Büros,
  Büromaterial- und IT-Equipment-Bestellungen
  , Post- und Paketmanagement sowie allgemeine Büroinfrastruktur
• Gewährleistung eines reibungslosen Büroalltags und Unterstützung bei der Planung von Team-Events, Workshops und Meetings

• Analyse der bestehenden Backoffice-Prozesse (Finanzen, Administration, HR) auf Optimierungs- und Automatisierungspotenzial
• Implementierung und Betreuung neuer digitaler Tools und Technologien (z.B. Einführung von Workflow-Automatisierungen, digitaler Belegverarbeitung oder KI-gestützten Auswertungstools), um Routineaufgaben zu automatisieren und effizienter zu gestalten
• Weiterentwicklung interner Prozesse
  :
  In enger Abstimmung mit dem Team Verbesserungen vorschlagen und umsetzen, z.B. Digitalisierung von Formularen, Optimierung von Genehmigungsabläufen und Integration von Systemen (Buchhaltung, CRM, Zeiterfassung)
• Verwaltung und Pflege unserer Kollaborationsplattformen (z.B. Microsoft Teams, SharePoint) und Sicherstellung eines effektiven Informationsflusses im Unternehmen
• Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit neuen Systemen und Prozessen; erster Ansprechpartner bei Fragen zur Nutzung von digitalen Tools im Backoffice
• Kaufmännische Grundausbildung oder ähnlich gelagerte Berufserfahrung in Backoffice, Administration und zusätzliche Affinität zu IT-Themen. Ein Studium in Informatik oder Wirtschaftsinformatik (FH/Uni) oder eine vergleichbare Weiterbildung ist von Vorteil
• Mehrjährige Erfahrung in administrativen Bereichen (z.B. Buchhaltung, Administration, Büroorganisation) sowie Erfahrung in der Digitalisierung von Prozessen oder Mitarbeit in Automatisierungsprojekten
• Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse
  :
  Versierter Umgang mit Microsoft 365 (Excel, Teams, SharePoint etc.), Praxis mit Buchhaltungs- und Lohnabrechnungstools (z.B. Bexio) wird erwartet
• Technologie-affin und analytisch
  :
  Du hast eine schnelle Auffassungsgabe für digitale Tools und Prozesse und scheust dich nicht vor dem Einsatz von KI-basierten Anwendungen zur Effizienzsteigerung
• Strukturierte, genaue und selbstständige Arbeitsweise
  , gepaart mit hoher Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Kommunikationsstärke und Teamgeist:
  Du kannst dich klar ausdrücken, arbeitest gerne im Team und bist offen für Veränderungen. Eine Hands-on-Mentalität zeichnet dich aus, und du gehst proaktiv Herausforderungen an
• Sprachen
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  Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift ist ein Muss. Gute Englischkenntnisse werden vorausgesetzt;
  Französischkenntnisse sind von Vorteil

• Eine Schlüsselrolle bei der digitalen Weiterentwicklung unseres Backoffice-Bereichs, in der du eigene Ideen…