Office Manager:in für die Leitung des Bereichs Partnerschaften für Innovation und Unternehmertum; m​/w​/d

Die ETH Zürich steht für exzellente Forschung, wegweisende Innovation und den erfolgreichen Transfer von Wissen in Wirtschaft und Gesellschaft. Im Vizepräsidium für Wissenstransfer und wirtschaftliche Beziehungen (VPWW) arbeiten wir an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Innovation, Entrepreneurship und externen Partner:innen.

Für die Unterstützung der Leitung des Bereichs Partnerschaften für Innovation und Unternehmertum suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine engagierte und erfahrene Persönlichkeit als Office Manager:in.

In dieser vielseitigen Funktion unterstützen Sie die Leitung als zentrale Ansprechperson in organisatorischen und administrativen Belangen.

• Geschäftsführungs- & Tagesunterstützung: Proaktive organisatorische und administrative Entlastung der Leitung im Tagesgeschäft
• Kalender- & Terminmanagement: Selbstständige Führung des Kalenders, Priorisierung von Anfragen sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings mit internen und externen Stakeholder:innen (Agenden, Unterlagen, Pendenzen-Tracking)
• Finanz- & Administration administrative Prozesse: Unterstützung im Spesen- und Zahlungsverkehr, Konstezusammenstellungen, Verwaltung von Verträgen und Pflege der digitalen Ablagestrukturen
• Kommunikation & Schnittstelle: Bearbeitung der Korrespondenz (DE/EN) und professionelle Drehscheibe zu internen Einheiten, Professuren und externen Partner:innen
• Reisen:Planung von Geschäftsreisen und Betreuung internationaler Delegationsgäste
• Eventorganisation: Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen und Workshops sowie bei Präsentationen und Kommunikationsunterlagen
• Kommunikation & Web: Redaktionelle Betreuung des Webauftritts sowie Erstellung von Präsentationen und Kommunikationsunterlagen
• Prozessoptimierung: Weiterentwicklung von Vorlagen, Checklisten und administrativen Standards zur Qualitätssicherung

Ein Teil der Aufgaben wird in enger Zusammenarbeit mit deradministrativen Mitarbeitenden des Vizepräsidiums für Wissenstransfer und wirtschaftliche Beziehungen wahrgenommen. Durch die gegenseitige Unterstützung und Stellvertretung ist eine kontinuierliche und effiziente Organisation gewährleistet.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen administrativen Funktion
• Ausgeprägtes Organisations- und Koordinationsgeschick sowie eine vorausschauende, exakte und strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Selbstständigkeit, Eigeninitiative und Zuverlässigkeit
• Professionelles und dienstleistungsorientiertes Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartner:innen
• Freude an einem internationalen, dynamischen und vielseitigen Arbeitsumfeld
• Sehr gute Anwenderkenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen und Affinität zu digitalen Tools
• Diskreter und vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen
• Erfahrung im Hochschul-, Innovations-, Entrepreneurship- oder internationalen Umfeld ist von Vorteil
• Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch auf Niveau C2, weitere Sprachen sind ein Plus

• Ihr Beruf mit Wirkung:
  Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt
• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit an der Schnittstelle von Wissenschaft, Innovation, Entrepreneurship und Wirtschaft. Sie arbeiten eng mit einer Führungskraft des Vizepräsidiums zusammen und erhalten Einblick in anspruchsvolle Aufgaben in einem internationalen, engagierten und respektvollen Arbeitsumfeld
• Attraktive Arbeitsbedingungen und zahlreiche Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
• Vergünstigungenwie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing,…