Projekt​/Teamassistant; m​/w​/d

Unbefristet in Zürich, Schweiz

Gestalten statt nur organisieren:
Als Team Assistant & Sparringspartner:in im Leadership-Team von AXA XL bringst du dich fachlich ein, hinterfragst und challengest das Leadership-Team, treibst Prozesse und Strukturen voran und wirkst aktiv an Projekten mit. Gleichzeitig übernimmst du anspruchsvolle organisatorische Aufgaben wie die Planung von Offsites und bist in dieser Rolle mitten im Geschehen. So baust du ein tiefes Verständnis für die Strukturen von AXA XL in der Schweiz auf und entwickelst dich zu einer unverzichtbaren Stütze für das Leadership Team!

Zu Deinen wichtigsten Aufgaben gehören:

• Proaktive Organisation, Vorbereitung, Koordination und Nachverfolgung von internen als auch externen Terminen, Meetings, Veranstaltungen sowie (Vor-) Auswahl von Veranstaltungsorten und Anbietern
• Operatives Projektmanagement mit aktiver Nachverfolgung von
  
  Aufgaben , Beschlüssen und Massnahmen zur termingerechten Umsetzung sowie Ad-hoc-(Projekt)
  Unterstützung des Leadership Teams bei strategischen Projekten, Sonderaufgaben und organisationsweiten Initiativen.
• Erstellung und Aufbereitung von, Präsentationen, Geschäftskorrespondenz und Entscheidungsgrundlagen für das Leadership Team
• Sicherstellung und kontinuierliche Optimierung von Prozessen und Governance-Strukturen
• Unterstützung bei der Konzeption, Planung und Organisation interner Events sowie Offsites des Leadership-Teams
• Eigenständige Überwachung und Organisation des Post- und E-Mail-Eingangs sowie eines anspruchsvollen, dynamischen Kalenders des Country Managers, inklusive vorausschauender Priorisierung von Terminen, Anfragen und Vorgängen nach Dringlichkeit (ggf. in Absprache)
• Überprüfung und Überarbeitung von Korrespondenz inklusiver vertraulicher Vorgänge – intern sowie extern
• Pflege des Lieferantensystems für das Country Management, inkl. Rechnungsprüfung und
  -freigabe

Du wirst an den Country Manager Switzerland berichten.

Für diese vielseitige Rolle suchen wir eine Persönlichkeit, die gerne Verantwortung übernimmt, vorausschauend handelt und auch in einem dynamischen Umfeld jederzeit den Überblick behält:

• Hohe Eigeninitiative, ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und die Fähigkeit, Themen proaktiv voranzutreiben
• Flexibilität, Agilität und Gelassenheit in einem dynamischen, abwechslungsreichen Umfeld – mit Freude daran, bei vielen parallelen Themen den Überblick zu behalten
• Durchsetzungsstärke und gutes Stakeholder-Management
• Hohes Organisationsgeschick, Priorisierungsvermögen und die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen strukturiert zu arbeiten
• Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften sowie in der Koordination von komplexen Terminen, Meetings und Projekten
• Kaufmännische Ausbildung, idealerweise in einer Assistenz- oder Koordinationsfunktion
• Sehr gutes Verständnis von Organisationsstrukturen sowie Erfahrung im Umgang mit Veränderungs- und Transformationsprozessen
• Diskreter und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, PowerPoint, Word und Excel

AXA XL setzt sich für Chancengleichheit bei der Beschäftigung ein und berücksichtigt Bewerbende unabhängig von Geschlecht, sexueller Orientierung, Alter, ethnischer Zugehörigkeit und Herkunft, Familienstand, Religion, Behinderung oder anderen geschützten Merkmalen.

Wir bei AXA XL wissen, dass eine integrative Kultur und eine vielfältige Belegschaft das Unternehmenswachstum fördern und entscheidend für unseren Erfolg sind. Deshalb haben wir uns strategisch dazu verpflichtet, eine möglichst vielfältige Belegschaft…