Office & Projektassistenz

Es erwarten dich vielseitige und verantwortungsvolle Aufgaben in den Bereichen Office, Administration und Projektassistenz in einem wachsenden Unternehmen am Standort Zürich.

Dein Arbeitsalltag besteht aus routinierten wie auch abwechslungsreichen Aufgaben, die du selbständig und zuverlässig ausführst. Dabei kannst du dein Organisationstalent und deine Erfahrung aktiv einbringen, mitdenken und Verantwortung übernehmen.

Als zentrale administrative und organisatorische Drehscheibe am Standort Zürich gestaltest und koordinierst du deinen Aufgaben bereich weitgehend selbständig. Dabei unterstützt du die Geschäftsleitung, Führungskräfte, Projektleitenden und Mitarbeitenden im täglichen Arbeitsalltag und sorgst dafür, dass unser Standort organisatorisch reibungslos funktioniert. Gleichzeitig profitierst du von der engen Zusammenarbeit und dem fachlichen Rückhalt der zentralen Administration der Rebsamen Management AG in Luzern.

• Montag bis Donnerstag: 07:30–12:00 Uhr und 13:00–17:00 Uhr
• Freitag: 07:30–12:00 Uhr und 13:00–16:30 Uhr

Bei uns erwartet dich damit eine vielseitige Funktion mit Eigenverantwortung und gleichzeitig einem starken Rückhalt innerhalb unserer Firmengruppe, ideal für eine Persönlichkeit, die gerne organisiert, mitdenkt, anpackt und den Überblick behält.

• Du entlastest unsere Geschäftsleitung, Führungskräfte, Projektleitenden und Mitarbeitenden in administrativen, kommunikativen und organisatorischen Belangen.
• Du betreust unseren Empfang sowie Kunden, Geschäftspartner und Besucher inkl. Sitzungszimmer.
• Du stellst einen gepflegten und gut organisierten Büro-, Empfangs- und Gemeinschaftsbereich sicher.
• Du bedienst unsere Telefonzentrale und betreust den allgemeinen Geschäfts-Mailaccount.
• Du bearbeitest den Postein- und
  -ausgang sowie Pakete und weitere Sendungen.
• Du erstellst Korrespondenzen, Dokumentationen, Protokolle, Aktennotizen und weitere Unterlagen.
• Du bewirtschaftest Büromaterial, Cafeteria und weitere Verbrauchsmaterialien und koordinierst standortbezogene Dienstleistungen.
• Du koordinierst organisatorische Themen rund um unsere Pool- und Geschäftsfahrzeuge mit der Verantwortlichen Stelle.
• Du betreust die Bargeldkasse am Standort Zürich und bereitest die notwendigen Unterlagen für die zentrale Abrechnung vor.
• Du unterstützt bei der organisatorischen Vorbereitung von Neueintritten und begrüsst neue Mitarbeitende mit einer administrativen Einführung an ihrem ersten Arbeitstag.
• Du organisierst kleinere interne Mitarbeiteranlässe und weitere Aufmerksamkeiten für unsere Mitarbeitenden.
• Du übernimmst Botengänge, Kleineinkäufe sowie administrative und organisatorische Springeraufgaben.
• Du arbeitest eng mit der zentralen Administration in Luzern sowie verschiedenen internen und externen Stellen zusammen.
• … und viele weitere abwechslungsreiche administrative und organisatorische Aufgaben.

• Du hast eine kaufmännische Grundausbildung EFZ oder äquivalent erfolgreich abgeschlossen.
• Du bringst mindestens 3 Jahre Berufserfahrung nach deiner Ausbildung in einer vergleichbaren Funktion mit.
• Du verfügst über sehr gute und stilsichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift & kannst dich auf Englisch verständigen.
• Du bist sicher im Umgang mit Microsoft 365 und verfügst über gute PC-Anwenderkenntnisse.
• Du fühlst dich wohl in einer Funktion, in der du vor Ort selbständig arbeitest und Verantwortung für die administrativen und organisatorischen Abläufe übernimmst.
• Du bist eine vertrauenswürdige und diskrete Persönlichkeit und gehst verantwortungsvoll mit internen Informationen um.
• Du zeichnest dich durch eine sehr zuverlässige, verbindliche und verantwortungsbewusste Arbeitsweise aus.
• Du arbeitest selbständig, exakt, strukturiert und sorgfältig.
• Du…