Assistenz Abteilungsleitung; m​/w​/d

Die ETH Zürich orientiert sich in Lehre, Forschung und Verwaltung an höchsten internationalen Standards. Die Abteilung Campus Services unterstützt Lehre, Forschung und Verwaltung in den Bereichen Logistik, Mobilität und Veranstaltungen. Sie stellt zudem ein umfassendes Informationsmanagement sowie die Orientierung an der ETH Zürich sicher und verantwortet das Gastronomie- und Detailhandelsangebot.

Für unsere Abteilungsleitung suchen wir per 1. Dezember 2026 oder nach Vereinbarung eine erfahrene, selbstständige und vertrauenswürdige Persönlichkeit, die unsere Leiterin Campus Services sowie das Leitungsteam im anspruchsvollen Tagesgeschäft unterstützt. In dieser Schlüsselrolle hältst du viele Fäden zusammen, erkennst Handlungsbedarf frühzeitig und schaffst dort Mehrwert, wo Unterstützung gebraucht wird. Dabei denkst du nicht nur mit, sondern Voraus.

Stellenbeschreibung

Du unterstützt die Leiterin Campus Services sowie das Leitungsteam in administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben und sorgst dafür, dass Prozesse effizient und reibungslos funktionieren. Dabei koordinierst und organisierst du Termine, Workshops, Sitzungen und Veranstaltungen, bereitest Unterlagen auf und behältst auch bei parallel laufenden Themen den Überblick.

Als zentrale Ansprechperson bewegst du dich in einem dynamischen Umfeld mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen und sensiblen Themen. Du erhältst Einblick in strategische, personelle und organisatorische Fragestellungen und trägst mit deiner Diskretion, deinem Urteilsvermögen und deiner hohen Professionalität massgeblich zum Erfolg des Führungsteams bei.

Neben der klassischen Management-Assistenz agierst du als proaktive Drehscheibe innerhalb der Abteilung. Du erkennst Optimierungspotenziale, bringst eigene Ideen ein und übernimmst Verantwortung für die Weiterentwicklung von Abläufen und Arbeitsweisen. Die Organisation und Nachbereitung von Events, die Unterstützung bei Personalprozessen vom Eintritt bis zum Austritt sowie die Begleitung neuer Mitarbeitender während des Onboardings gehören ebenso zu deinem Aufgaben bereich wie die Koordination von IT-Bestellungen und Arbeitsplatzvorbereitungen.

Darüber hinaus gestaltest du die interne Kommunikation aktiv mit, pflegst und entwickelst digitale Informationsplattformen weiter und stellst sicher, dass Informationen zielgruppengerecht aufbereitet und zugänglich sind. Du übernimmst Koordinationsaufgaben in Projekten und bringst deine Affinität für Digitalisierung und moderne Technologien gezielt ein.

• Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Koordinations- oder Administrationsfunktion, idealerweise im Umfeld von Führungsgremien oder Managementteams
• Hohe Selbstständigkeit sowie die Fähigkeit, Prioritäten eigenverantwortlich zu setzen und auch in komplexen Situationen den Überblick zu behalten
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, vernetztes Denken und ein Blick über den Tellerrand
• Proaktive, lösungsorientierte Persönlichkeit mit hoher Eigeninitiative und ausgeprägtem Dienstleistungsverständnis
• Souveräner und absolut diskreter Umgang mit vertraulichen, sensiblen und personenbezogenen Informationen
• Hohe digitale Affinität sowie Interesse an neuen Technologien, Digitalisierung und Künstlicher Intelligenz
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in Microsoft 365, SharePoint und modernen digitalen Arbeitswerkzeugen
• Stilsichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kommunikationsstärke, diplomatisches Geschick und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Anspruchsgruppen
• Strukturierte, zuverlässige und qualitätsbewusste Arbeitsweise sowie ein hohes Verantwortungsbewusstsein
• Reife Persönlichkeit mit ausgeprägtem Urteilsvermögen und Professionalität

Wer Verantwortung…