Office Manager

Wat zoeken wij?

Voor onze Algemeen Directeur zoeken wij een energieke en integere ondersteunende kracht die structuur brengt, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt. Je vormt samen met de directiemanagement assistent een hecht duo die de directie ontzorgt op zowel praktisch als organisatorisch vlak. Jij houdt overzicht, plant vooruit en bent het aanspreekpunt voor interne en externe relaties. In deze parttime functie (28-32 uur per week, verspreid over 4 dagen) werk je nauw samen met diverse interne afdelingen.

• Dagelijks agendabeheer van de Algemeen Directeur (i.s.m. directie managementassistent), zoals het bewaken van de agenda en zorgen voor een optimale planning van afspraken, vergaderingen en reistijd.
• Administratieve ondersteuning aan de Algemeen Directeur en daar waar nodig aan de overige directieleden (i.s.m. directie managementassistent), zoals het verzorgen van correspondentie, notities en rapportages.
• Archivering en contractvastlegging.
• Aanvullende management ondersteunende taken, zoals vergadercoördinatie: opstellen van agenda’s, verslaglegging en opvolging van actiepunten.
• Projectondersteuning: bewaken van voortgang, deadlines en deliverables binnen lopende projecten van de directie.
• Relatiebeheer: ontvangen van gasten, verzorgen van kleine attenties, onderhouden van contact met belangrijke stakeholders.
• Eventondersteuning: operationele uitrol en ondersteuning bij (directie) evenementen zoals kerstmarkten, zomerbarbecues.
• Ontvangst & gastvrijheid: ontvangen van bezoekers, klanten en relaties en hen vriendelijk doorverwijzen naar de juiste contactpersoon of ruimte.
• Operationele ondersteuning bij de ontwikkeling en uitvoering van onze interne communicatie binnen Cotap. Denk aan het tot stand brengen van interne uitingen en het optimaal inzetten van interne communicatiemiddelen.

• Mbo+/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of management ondersteunende richting.
• Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en een scherp gevoel voor prioriteiten.
• Proactief, discreet, representatief en servicegericht — je denkt altijd een stap vooruit.
• Handig met digitale tools (Microsoft 365, SharePoint, Docu Sign e.d.).
• Communicatief sterk, zowel schriftelijk als mondeling.
• In staat om goed samen te werken met diverse afdelingen.

• Een veelzijdige en afwisselende parttime functie (28-32) uur per week (verspreid over 4 dagen).
• Samenwerking met een betrokken en professioneel directie- en managementteam.
• Ruimte om initiatieven te nemen en processen te verbeteren.
• Een prettige, collegiale werkomgeving waar jouw inzet zichtbaar verschil maakt.

Hebben we jouw interesse gewekt en wil je ook Vloerfanaat worden? Dan ontvangen we graag jouw motivatie en cv via onderstaand formulier. Wil je liever eerst meer informatie? Dat kan via hr. We komen graag met je in contact!

* In verband met de feestdagen en vakantieperiode komen wij in januari er op terug.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.