Managementassistent Bestuurssecretariaat

Geen dag hetzelfde, veel verantwoordelijkheid én een sleutelrol binnen het gemeentebestuur: als managementassistent van de wethouder zorg jij ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt en de bestuurder optimaal kan presteren.

Sluitingsdatum 04-11-2026 Uren per week 32 uur Salaris € 3.246 - € 4.556 Salarisschaal Schaal 8 Opleidingsniveau MBO+, HBO

Als managementassistent werk je bij de afdeling Top-Services. Bij Top-Services ondersteunen bijna tachtig professionals het primaire proces van gemeente Zwolle. De afdeling bestaat uit adviseurs facilitaire zaken, de Servicedesk Facilitair en de managementassistenten.

We zoeken een enthousiaste managementassistent voor het bestuur. Het Bestuurssecretariaat bestaat uit tien collega’s en ondersteunt de burgemeester en zes wethouders.

Als managementassistent van een bestuurder ben jij de spil die zorgt dat de dagelijkse gang van zaken soepel verloopt. Je houdt de agenda van de wethouder strak in de gaten, zodat die zich volledig op de kerntaken kan richten. Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, externe contacten en instanties, en zorgt dat de wethouder niet onnodig wordt benaderd.

Je werk is veelzijdig en dynamisch. De dag begint misschien rustig met het prioriteren van e-mails en het inplannen van afspraken, maar een gebeurtenis in de stad of de organisatie kan alles in een stroomversnelling brengen. Snel schakelen is dus een must. Je beheert meerdere mailboxen, filtert berichten, beantwoordt telefoontjes en handelt verzoeken af. Er zijn altijd meer aanvragen voor afspraken dan er tijd is, dus jij weet precies wat de prioriteiten zijn en stemt die snel af met de bestuurder.

Je hebt veel contact met de bestuursadviseur en de communicatieadviseur. Je stelt conceptantwoorden op, handelt verzoeken zelfstandig af en zorgt voor een zorgvuldige overdracht van vertrouwelijke informatie. Je legt verbanden tussen verschillende berichten, contacten en gebeurtenissen en houdt zo het overzicht. Ook zorg je dat alle vergaderstukken in iBabs staan en anticipeer je op de agenda van de bestuurder door goed te prioriteren.

Je denkt inhoudelijk mee en geeft gevraagd en soms ongevraagd feedback.

Ben jij die proactieve collega met een hands-onmentaliteit? Dan voel je je bij ons helemaal thuis. Je ziet uit jezelf wat er moet gebeuren en pakt taken zelfstandig op. Je hebt een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Digitale systemen zijn voor jou geen probleem: je schakelt moeiteloos tussen verschillende applicaties. Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, in woord en geschrift, en je hebt een representatieve uitstraling en sterke communicatieve vaardigheden.

Samenwerken gaat je goed af en je draagt actief bij aan een prettige werksfeer.

Verder herken je je hierin:

• je hebt mbo+/hbo werk- en denkniveau, aangevuld met een relevante opleiding;
• je hebt ervaring als managementassistent, bij voorkeur op een bestuurssecretariaat.

De startdatum is per direct of in overleg. Je werkt 32 uur per week, waarbij vrijdag een vaste werkdag is. Voor de overige werkdagen kijken we samen naar een passende invulling.

In Zwolle werken we hybride, met een goede balans tussen thuis werken en op kantoor. Dit stem je af met je leidinggevende. Je start met een jaarcontract, met de bedoeling om je daarna een vast dienstverband te geven. We investeren in je ontwikkeling met een opleidingsbudget dat past bij je functie.

Je kunt het volgende van ons verwachten:

• een bruto maandsalaris van maximaal € 4.556 (functieschaal
  8) op basis van een werkweek van 36 uur. Het salaris is afhankelijk van je opleiding en ervaring;
• 17,05% boven op je salaris in de vorm van een individueel keuzebudget (IKB),…