Executive Assistant.e Direction Générale H​/F - Pullman Paris Montparnasse

Pullman Paris Montparnasse

Situé en plein cœur du nouveau centre de la Gaîté Montparnasse, l'hôtel Pullman Paris Montparnasse se positionne comme un acteur clé de l'univers Premium en Europe. En quelques chiffres, le Pullman Paris Montparnasse c'est : 957 suites et chambres, 6000 m² d'espaces événementiel, 2 restaurants (80 et 280 places), un Lobby Bar, un centre de fitness 2.0, un espace dédié à l'art et un Rooftop bar avec une vue exceptionnelle sur la capitale.

Bien plus qu'un hôtel, le Pullman Paris Montparnasse est une expérience sur mesure, où chacun.e contribue à l'excellence opérationnelle pour offrir une expérience client et talent personnalisée.

Véritable rôle transverse, il/elle apporte un soutien opérationnel à la Direction Générale.

Il/elle coordonne et optimise l'agenda selon les priorités afin d'assurer le bon fonctionnement de la Direction Générale Hôtel et de la région Pullman Paris.

Il/elle accompagne le Directeur Général afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à le seconder.

• Organisation de l'agenda du dirigeant et accueil
• Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
• Accueillir physiquement les rendez-vous.
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
• Planification et gestion de l'agenda dans un souci d'agilité et de réactivité (Hôtel/Région)
• Planification et organisation des Comex et Comités de Directions mensuels (Hôtel/Région)
• Planification de l'ensemble des réunions internes (récurrentes et ponctuelles) de la Direction Générale
• Mise en place d'un cadre de travail structuré pour faciliter la coopération transversale (Hôtel/Région)
• Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant
• Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
• Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
• Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
• Gérer les notes de frais.
• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
• Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat, être le support ponctuel à l'administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL…).

• Capacité à mobiliser, planifier et coordonner les ressources externes et internes
• Excellentes qualités relationnelles avec les différentes parties impliquées (propriétaires, consultants, prestataires)
• Capacité à exécuter un projet dans le respect des contraintes de délais et contraintes budgétaires
• Excellente aptitude à communiquer, à l'oral comme à l'écrit
• Excellente gestion du temps et capacité à travailler en autonomie
• Polyvalence, adaptabilité et réactivité
• Capacité à travailler efficacement en mode collaboratif, esprit d'équipe et sens de l'initiative
• Compétences informatiques
• Leadership développeur : orientation positive, organisation, rigueur, autonomie
• Leadership collaboratif : esprit d'équipe, communication, facilitateur du travail en équipe
• Leadership entrepreneur : résolution de problèmes, sens de l'initiative, pensée stratégique
• Optimisme, passion, innovation, créativité, adaptabilité, capacité de remise en question, orienté client et…