Senior Office Manager Vastgoed & Administratie

Home » vacatures » Senior Office Manager Vastgoed & Administratie – 24 uur

Alkmaar | 3 dagen per week waarvan 2 dagen op kantoor | Salaris tussen de 4.500 en 5.500 euro bruto per maand op basis van fulltime.

Ben jij een ervaren professional die administratief sterk is, zelfstandig werkt en gemakkelijk schakelt tussen vastgoed, financiën en directieondersteuning? Voor een klein en ondernemend familiebedrijf in Alkmaar zoeken wij een Senior Office Manager Vastgoed & Administratie.

Dit is geen traditionele officemanagementfunctie. Je krijgt een breed en verantwoordelijk takenpakket waarin vastgoedadministratie, financiële administratie, directieondersteuning en de dagelijkse organisatie van het kantoor samenkomen.

Je werkt binnen een klein team met korte lijnen. Er is geen corporate cultuur, weinig bureaucratie en volop ruimte om zelfstandig te handelen.

Wij zijn een ervaren vastgoedorganisatie, gevestigd in Alkmaar, en richten ons op het ontwikkelen, aankopen, verkopen en verhuren van zakelijk en particulier vastgoed door heel Nederland. Onze nadruk ligt op Noord-Holland en de regio Alkmaar, waar wij een gevarieerde vastgoedportefeuille beheren met onder meer kantoren, bedrijfsruimtes en winkelpanden. Wij kenmerken ons door een persoonlijke en praktische werkwijze, waarbij de wensen van onze huurders en gebruikers centraal staan.

Dit begint bij advies over de benodigde ruimte en loopt door tot het uitwerken van indelingsplannen en de uiteindelijke ingebruikname. Met onze eigen technische beheerafdeling zorgen wij bovendien voor dagelijks onderhoud, goede service en een snelle afhandeling van praktische zaken.

Je ondersteunt bij het beheer van de financiële en administratieve processen van circa achttien B.V.’s en maatschappen. Daarnaast ben je de rechterhand van de Directeur en zorg je ervoor dat het kantoor en de dagelijkse werkzaamheden soepel blijven verlopen.

Je werkzaamheden bestaat onder meer uit:

• Bijhouden van circa achttien administraties van B.V.’s en maatschappen
• Verwerken en controleren van inkoopfacturen
• Opstellen en verwerken van verkoopfacturen
• Verwerken van huurdersmutaties
• Doorvoeren en bewaken van huurindexeringen
• Verzorgen van postverwerking en zakelijke correspondentie
• Ondersteunen van de Directeur bij organisatorische en Personal Assistant-taken
• Aanleveren van informatie aan accountants, makelaars, banken en verzekeraars
• Bewaken van openstaande acties en administratieve deadlines
• Ontvangen van gasten en verzorgen van bestellingen
• Reserveren van restaurants en organiseren van praktische zaken
• Zorgen voor een representatief en goed georganiseerd kantoor
• Oppakken van uiteenlopende werkzaamheden die binnen een klein en dynamisch team voorbijkomen

Met welke systemen werk je? Wij werken onder andere met:

• Ervaring met Exact Online en financiële administratie is belangrijk. Ervaring met vastgoedsoftware is een pre. Nieuwe systemen en digitale werkwijzen maak je je gemakkelijk eigen.

Wie zoeken wij?

Wij zoeken iemand met senioriteit: een betrouwbare professional die overzicht houdt, vooruitdenkt en zaken zelfstandig oppakt. Je ziet wat er moet gebeuren en hoeft niet voor iedere stap instructies te krijgen.

Je beschikt bij voorkeur over:

• Minimaal vijf jaar relevante werkervaring
• Ervaring met financiële en administratieve processen
• Ervaring met het zelfstandig bijhouden van meerdere administraties
• Een achtergrond in vastgoed, makelaardij, notariaat, zakelijke dienstverlening of een vergelijkbare werkomgeving
• Goede kennis van Exact Online en Microsoft 365
• Sterk cijfermatig en administratief inzicht
• Een nauwkeurige, zelfstandige en proactieve werkhouding
• Goede organisatorische en communicatieve vaardigheden
• Het vermogen om discreet met zakelijke en vertrouwelijke informatie om te gaan
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal
• Je voelt je prettig in een brede functie. Het ene moment verwerk je een huurdersmutatie of factuur, het volgende moment ondersteun je de directeur of stem je informatie af met een accountant, bank of makelaar.

Wat bieden wij?

• Een brede en zelfstandige functie voor 24 uur per week
• Een werkweek verdeeld over drie dagen waarvan de twee kantoordagen in overleg worden bepaald en de derde dag vanuit huis gewerkt kan worden.
• Een beoogde startdatum vanaf 1 oktober 2026
• Een salaris tot circa € 3.300 bruto per maand bij 24 uur per week
• De uiteindelijke inschaling is afhankelijk van kennis en ervaring
• Werken bij een klein en betrokken familiebedrijf in Alkmaar
• Een informele werkomgeving zonder corporate cultuur
• Korte lijnen en weinig bureaucratie
• Veel afwisseling, verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief

Vragen over deze vacature?