Office Manager

Dit en meer ga je doen

Wij zijn op zoek naar een ervaren en zelfstandige Office Manager met een scherp oog voor detail en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. Jij functioneert als spil binnen de directie en weet als geen ander hoe je een secretariaat vlekkeloos laat functioneren.

Als Office Manager ben jij de drijvende kracht achter een soepel lopend directiesecretariaat en neem je actief het voortouw om alles in goede banen te leiden. Samen met twee collega’s ondersteun je proactief de directie van drie MBO Colleges in Flevoland en ben je verantwoordelijk voor een breed en complex takenpakket. De nadruk ligt op hoogwaardig agendabeheer van de voorzitter van de directie, waarbij jij zorgvuldig interne en externe afspraken coördineert.

Jij overziet de lange termijnplanning, bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken en legt verbanden tussen verschillende overleggen en besluitvorming. Daarnaast ben je een kei in notuleren.

Jouw takenpakket omvat onder andere:

• Complex agendabeheer en proactieve planning voor de voorzitter van de directie;
• Het organiseren, voorbereiden en notuleren van vertrouwelijke directie- en MT-overleggen;
• Het bewaken van actiepunten en afspraken, met een scherp oog voor samenhang tussen verschillende overleggen;
• Zelfstandig signaleren van knelpunten in de agenda en prioriteiten stellen;
• Het verzorgen van professionele correspondentie en documenten;
• Coördineren en organiseren van bijeenkomsten en evenementen;
• Schakelen met een breed scala aan interne en externe stakeholders.

Jij functioneert op hoog niveau en bent in staat om zelfstandig te opereren. Dankzij jouw organisatorisch talent en stressbestendigheid weet jij meerdere ballen in de lucht te houden en blijft de directie optimaal gefaciliteerd in haar werkzaamheden.

In deze functie ondersteun je de directie van drie MBO Colleges en ben je een essentiële sparringpartner. Jij bent een echte teamspeler, maar weet ook autonoom beslissingen te nemen en taken naar je toe te trekken. Met jouw scherpe antenne voor bestuurlijke processen en omgevingssensitiviteit weet jij precies wat er speelt en hoe je hierop moet inspelen.

Daarnaast breng je mee:

• Hbo werk- en denkniveau;
• Een afgeronde opleiding richting management-/directiesecretaresse;
• Minimaal vijf jaar ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur binnen een onderwijsinstelling;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Zeer ervaren in het werken met MS Office en digitale systemen.
• Een goed ontwikkeld analytisch vermogen en strategisch inzicht;
• Discretie en integriteit in de omgang met vertrouwelijke informatie.

Deze functie voer je uit in vier dagen per week, waarbij jouw werkplek varieert tussen Almere Buiten (standplaats), Almere Poort en Lelystad, afhankelijk van de agenda van de directie.

De werkwereld om je heen verandert continu. Daarom zetten wij vol in op je ontwikkeling. Trainingen, opleidingen, workshops… wat jij nodig hebt, maken wij mogelijk. Daarnaast kun je rekenen op doorgroeikansen en prima arbeidsvoorwaarden.

• Een salaris in schaal 8 (cao mbo) van maximaal € 4.403 brutoper maand bij een fulltime dienstverband
• Pensioenregeling via ABP, 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,33%
• Reiskostenvergoeding en demogelijkheid om gebruik te maken van bijvoorbeeld een fietsplan
• Werkgeversbijdrage in de (aanvullende) ziektekostenverzekering
• Ruime vakantieregeling
• Middelen om jouw werk goed te doen (afhankelijk van jouw functie bijvoorbeeld een kwalitatieve laptop, BYOD-telefoonregeling en een vergoeding voor thuiswerken).
• Toegang tot onbeperkte digitale leeromgeving RocWISE om je verder te ontwikkelen.

Wil je weten wat we nog meer bieden? Klik dan hier voor het volledige overzicht van onze arbeidsvoorwaarden.

Ben jij die REGISSEUR die het directiesecretariaat op rolletjes laat lopen? Heb jij dat beetje meer? Dan hopen we dat je snel reageert. Klik op de button solliciteren en stuur meteen je cv mee. We laten je dan snel weten of we je uitnodigen voor een eerste gesprek. Een assessment kan onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Zoveel…