Directiesecretaresse concerndirectie

sluitingsdatum 09-09-2026

Wie dicht op de concerndirectie werkt, weet dat geen dag zich precies laat plannen. Nieuwe ontwikkelingen, bestuurlijke actualiteit en de dagelijkse praktijk volgen elkaar in hoog tempo op. Terwijl de organisatie continu in beweging is, zorg jij als directiesecretaresse voor de rust en continuïteit waarop de concerndirectie iedere dag moet kunnen vertrouwen. Niet door zelf op de voorgrond te staan, maar door vooruit te denken, verbanden te zien en ervoor te zorgen dat mensen, afspraken en informatie op het goede moment samenkomen.

Zo creëer jij de ruimte die nodig is om de aandacht te houden bij de vraagstukken die er echt toe doen.

In deze functie neem jij de regie over de dagelijkse ondersteuning van twee directeuren binnen de concerndirectie. Samen met je collega ondersteun je in totaal vier directeuren.

Daarbij houd je je onder andere bezig met:

• complexe agenda’s beheren, prioriteren en voortdurend afstemmen;
• directieoverleggen voorbereiden, organiseren en zorgen dat alle benodigde informatie tijdig beschikbaar is;
• besluitvorming binnen de concerndirectie administratief en organisatorisch ondersteunen;
• (digitale) stukkenstroom, correspondentie en informatievoorziening coördineren en bewaken;
• het eerste aanspreekpunt zijn voor collega’s en externe contacten via telefoon, e-mail en post.

Je maakt onderdeel uit van het directiesecretariaat, dat is ondergebracht binnen het bestuurssecretariaat. Samen met je collega’s en de directiesecretaris stem je dagelijks de werkzaamheden af, vervang je elkaar waar nodig en zorg je er samen voor dat de ondersteuning van de concerndirectie iedere dag zorgvuldig en professioneel verloopt.

Je schrikt niet van een volle agenda, onverwachte ontwikkelingen of bestuurlijke actualiteit. Sterker nog: juist wanneer verschillende belangen, vragen en afspraken tegelijk om aandacht vragen, weet jij overzicht aan te brengen en de juiste prioriteiten te stellen. Je denkt vooruit, houdt het hoofd koel en weet ook onder tijdsdruk rust te bewaren.

Je bent organisatiesensitief en ziet snel waar knelpunten kunnen ontstaan, welke belangen er spelen en wie je wanneer moet betrekken. Daarbij heb je oog voor detail, werk je integer en zorgvuldig en schakel je gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en gesprekspartners.

Je communiceert gemakkelijk met uiteenlopende mensen en spreekt collega’s op een natuurlijke manier aan wanneer dat nodig is. Je neemt verantwoordelijkheid, bent flexibel als de situatie daarom vraagt en haalt er juist voldoening uit om in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt rust, overzicht en structuur aan te brengen.

• minimaal drie jaar relevante werkervaring binnen een complexe organisatie;
• ruime ervaring met Microsoft Office, waaronder Outlook, Word, Excel en PowerPoint;
• ervaring met agendabeheer en secretariële ondersteuning binnen een bestuurlijke of politiek-bestuurlijke omgeving is een pré.

De afdeling Bestuur, Veiligheid & Leefbaarheid (BVL) bestaat uit ruim 120 professionals die werken aan een veilige, leefbare en goed bestuurde stad. De afdeling heeft de aandachtsgebieden bestuur van de stad, veilige stad en staat van de stad. BVL is dicht bij het bestuur gepositioneerd en ondersteunt het college, de burgemeester en de concerndirectie in verbinding met de interne organisatie, bewoners, ondernemers en maatschappelijke partners.

Met de inzet op openbare orde, veiligheid en leefbaarheid heeft de afdeling direct invloed op de woon- en leefomgeving van Almeerders.

De sfeer binnen het team is open en collegiaal. Collega’s denken met elkaar mee, weten elkaar gemakkelijk te vinden en nemen werk van elkaar over wanneer dat nodig is. Professionaliteit en samenwerking gaan daarbij hand in hand.

Lees meer over onze organisatie en bestuur

Bij de gemeente Almere werk je aan een jonge stad die anders durft te denken. Een plek waarin je ruimte krijgt om zelfstandig te werken en samen te bouwen aan iets groters. Waar je wordt gestimuleerd om met nieuwe ideeën te komen, waar leren en ontwikkelen vanzelfsprekend zijn en er oog is voor jou als individu en…