Stagiaire Operations

Afstudeeropdracht Operations Onderzoek naar beheersing en optimalisatie van VDL-transportkosten

Binnen Henry Schein Benelux maken wij gebruik van VDL als koeriers- en transportpartner voor verschillende transportstromen. VDL wordt ingezet voor zowel de Dental- als Medical-business units, met name ter ondersteuning van onze Equipment-activiteiten en Technische Dienst. De afgelopen jaren is het gebruik van VDL toegenomen en zijn de bijbehorende kosten sterk gestegen. Hierdoor is er behoefte ontstaan aan meer inzicht, overzicht en controle op de inzet van VDL-diensten.

Denk hierbij aan diensten zoals tiltransport, lijndiensten en ad-hoc transporten. Op dit moment ontbreekt een volledig en structureel beeld van de aanleiding, besluitvorming, kostenopbouw en alternatieven rondom deze transporten. Daardoor is het lastig om te beoordelen of VDL in alle gevallen de juiste oplossing is, of dat bepaalde transporten anders, slimmer of goedkoper georganiseerd kunnen worden.

Het doel van deze afstudeeropdracht is om inzichtelijk te maken hoe het huidige VDL-proces verloopt, welke kosten hiermee gemoeid zijn, waardoor deze kosten worden veroorzaakt en welke verbeteringen mogelijk zijn om de inzet van VDL beter te beheersen. De student ontwikkelt uiteindelijk een concreet advies waarmee Operations, Finance en de betrokken business units beter kunnen sturen op transportkosten, transportkeuzes en procesafspraken.

Onderzoeksvraag:
Hoe kan Henry Schein Benelux meer inzicht, controle en sturing krijgen op de inzet en kosten van VDL-transporten, en welke procesmatige of operationele verbeteringen kunnen bijdragen aan kostenverlaging?

De opdracht richt zich op het volledige proces rondom VDL-transporten: van de eerste aanvraag tot en met de uiteindelijke opdracht, uitvoering, facturatie en kostenanalyse. Daarbij onderzoekt de student onder andere:

Wie VDL-transporten aanvraagt en met welk doel.

Welke typen transporten via VDL verlopen.

Welke business units, teams en processen hierbij betrokken zijn.

Hoe aanvragen worden beoordeeld en omgezet naar opdrachten.

Welke kostenstructuur en kostendrivers zichtbaar zijn.

Welke patronen te herkennen zijn in ad-hoc aanvragen, planning, spoedverzoeken en terugkerende transporten.

Welke alternatieven mogelijk zijn voor transporten die nu via VDL lopen.

Welke afspraken, KPI’s of stuurinformatie nodig zijn om het proces beter te beheersen.

Om voldoende praktijkinzicht te krijgen, zal de student na een korte inwerkperiode van circa één week tijdelijk operationeel meedraaien in het VDL-proces. De student neemt gedurende de stageperiode de coördinatie en registratie van VDL-opdrachten over of ondersteunt hierin intensief. Dit is geen reguliere meewerkstage, maar een bewuste onderzoeksaanpak. Door het proces van binnenuit te ervaren, krijgt de student diepgaand inzicht in aanvraaggedrag, besluitvorming, urgentie, planning, uitzonderingen en kostenimpact.

Daarnaast werkt de student samen met verschillende stakeholders, waaronder:

Operations / Warehouse

Finance Business Control

Technische Dienst

Equipment Sales / Equipment Bureau

VDL

Eventueel andere interne aanvragers of betrokken teams Finance en Business Control kunnen ondersteunen met historische kosteninformatie en aanvullende analyses.

Procesanalyse:
Een helder overzicht van het huidige proces: van transportverzoek tot VDL-opdracht, uitvoering en facturatie.

Kostenanalyse:
Inzicht in historische kosten, kostendrivers, typen transporten, frequentie, business unit-verdeling en opvallende patronen.

Root cause-analyse:
Analyse van de belangrijkste oorzaken achter de stijgende inzet en kosten van VDL, inclusief mogelijke relatie met planning, aanvraaggedrag, urgentie en procesafspraken.

Stuurmodel / dashboardvoorstel:
Een praktisch model in Excel of Power BI waarmee Operations en Finance structureel kunnen monitoren op kosten, volumes, transporttypes, aanvragers en trends.

Verbeteradvies:
Concrete aanbevelingen om het VDL-gebruik beter te beheersen, kosten te verlagen en alternatieve transportoplossingen te onderzoeken of te implementeren.

Implementatievoorstel:
Een praktisch…