Secretariaatsmedewerker Servicepunt Pleegzorg

Wil jij met jouw administratieve talent bijdragen aan goede zorg voor jongeren en (pleeg) gezinnen? Kom samen bouwen aan jeugdhulp die werkt!

Als Secretariaatsmedewerker ben je een proactieve en ervaren ondersteuner die meerdere complexe aandachtsgebieden overziet en zelfstandig processen bewaakt. Je fungeert als inhoudelijk aanspreekpunt voor collega’s, directie en externe betrokkenen en handelt complexe vragen en verzoeken professioneel af. Je neemt uitvoeringsbesluiten binnen jouw domein, geeft voorlichting en ondersteunt bij klachten en calamiteiten. Daarnaast denk je actief mee over processen en procedures en draag je bij aan een stabiele, goed georganiseerde werkomgeving.

Het servicepunt Pleegzorg & Verblijf bestaat uit een veelzijdig team van secretariaatsmedewerkers, trainers/onderzoekers, pleegzorgconsulenten, een juridisch medewerker, een afdelingsmanager en een gedragswetenschapper.

Het secretariaat vormt het eerste aanspreekpunt voor zowel (aspirant-)pleegouders als pleegzorgwerkers binnen de organisatie. Door de brede verantwoordelijkheid en de dynamiek van het werk is geen dag hetzelfde: elke vraag, situatie en samenwerking brengt nieuwe uitdagingen en kansen met zich mee.
Fijn als jij erbij komt voor 30-32 uur.

• Je organiseert en ontzorgt. Je bent de onmisbare schakel die agenda’s, mailboxen en afspraken strak organiseert en altijd het overzicht bewaart. Met jouw ondersteuning kunnen leidinggevenden, teams en directie rekenen op professionele, secretariële en organisatorische kracht. Je verwerkt correspondentie en documenten zorgvuldig en zorgt dat deadlines worden gehaald. Als eerste aanspreekpunt houd je grip op lopende acties en zorg je dat afspraken écht worden nagekomen.
• Je coördineert vergaderingen en bijeenkomsten. Je plant en organiseert afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten. Je zorgt voor een vlekkeloze voorbereiding van agenda’s en stukken. Je regelt alle praktische faciliteiten, notuleert en bewaakt acties, terwijl je als aanspreekpunt voor pleegouders en collega’s informatiestromen coördineert en vragen snel bij de juiste plek laat landen.
• Je ondersteunt en waarborgt processen. Je houdt digitale dossiers compleet en overzichtelijk en ondersteunt de afdeling in administratieve processen. Je beoordeelt informatie snel op urgentie en onderneemt direct actie. Daarnaast regel je praktische zaken zoals autorisaties en onboarding, en denk je mee over efficiëntere werkprocessen om het team vooruit te helpen.
• Je schakelt met collega’s en partners. Je onderhoudt helder contact met interne en externe relaties. Je handelt vragen, telefoontjes en e‑mails zelfstandig en professioneel af. Je verstrekt informatie en documenten aan betrokkenen, schakelt snel bij urgente kwesties en vertegenwoordigt de organisatie op een gastvrije en professionele manier.
• Je houdt overzicht en signaleert kansen. Je signaleert knelpunten in processen en denkt actief mee over slimmere verbeteringen. Je bewaakt kwaliteit en voortgang in administratieve processen. Je houdt overzicht, ook wanneer er veel tegelijk speelt. Zo draag je zichtbaar bij aan een professionele en goed georganiseerde werkomgeving.

Diploma en registraties: Je hebt bij voorkeur een afgeronde mbo relevant op administratief gebied.

Kennis en ervaring: Je hebt affiniteit met jeugdhulp, en kennis van pleegzorg is daarbij een waardevolle pré.

Beschikbaarheid: Je werkdagen zijn dinsdag tot en met vrijdag.

Skills: Je bent klantvriendelijk en communicatief sterk, kunt helder en foutloos communiceren in het Nederlands, werkt gemakkelijk met digitale systemen zoals databases en Excel, en richt je met plezier op professionele dienstverlening aan pleegouders, collega’s en verwijzers.

Een goed begin:
Je start met een contract van drie maanden als tijdelijke vervanging, met de intentie om te verlengen tot de collega terug is.

Salaris: volgens de CAO Schaal 6: €2.715,49 tot €3.860,63 (op basis van 36 uur).

Extra’s die het verschil maken: van een fietsregeling en collectieve zorgverzekering tot een thuiswerkvergoeding van €3,05 per dag.

Flexibiliteit: werkop een gezellig kantoor in Amsterdam Zuiden deels vanuit huis.

Ruimte om te groeien: met Het Goede Gesprek jaarlijks over jouw ontwikkeling en toegang tot het platform LEO voor trainingen en opleidingen.

Werkplezier: want naast het werk is er ruimte voor ontspanning – van sportactiviteiten en teamdagen tot gezellige personeelsfeesten.

De vacature staat open tot we deze vervuld hebben. We plannen bij een match zo snel mogelijk een gesprek, wacht dus niet met solliciteren. Inhoudelijke vragen over de functie? Conny Zeilstrabeantwoordt ze graag: . Vragen over de sollicitatieprocedure? Mail dat met werving en selectie: werk. Clementine Papinis is contactpersoon van deze vacature.