Senior Personal Assistant Real Estate

Voor onze praktijkgroep Real Estate zoeken wij een ervaren personal assistant (PA). In deze rol werk je voor 2 counsels en ben je het aanspreekpunt voor vragen uit de eigen praktijk, andere praktijkgroepen en overige stafafdelingen. In deze dynamische en veelzijdige werkomgeving, waarin wordt geprocedeerd, geadviseerd en onderhandeld en geen dag hetzelfde is, maak jij met jouw bijdrage het verschil.

Als PA bied je organisatorische en administratieve ondersteuning van het allerhoogste niveau. In onze soms hectische werkomgeving houd jij het hoofd koel en maak je het verschil door overzicht te creëren. Vragen vanuit andere praktijkgroepen en afdelingen weet je te prioriteren en eenduidig te beantwoorden. Daarnaast zorg je zelfstandig voor een adequate overdracht van informatie.

• (Complex) agendabeheer, telefoonafhandeling, postverwerking, termijnenlijsten, voorbereiden van meetings van A tot Z, e-mailbeheer (namens onze advocaten) en persoonlijke administratie van partners en counsels.
• Administratieve taken rondom dossierbeheer en procesdossiers.
• Het controleren van uitgaande documenten op spelling en grammatica. Ook check je of deze documenten de juiste lay-out hebben conform onze huisstijl.
• Het coördineren van het maandelijkse declaratieproces.
• Samen met onze compliance afdeling ben je verantwoordelijk voor het KYC proces.
• Het initiëren van verbeteringen van (administratieve) processen binnen de praktijkgroep.

Als PA bij Houthoff ben je in staat zelfstandig en pragmatisch op effectieve wijze vragen en opdrachten van onze partners en counsels te beantwoorden en te verwerken.

• Een proactieve houding: je signaleert zelfstandig wat er nodig is, pakt zaken op en stemt waar nodig af met counsel of brengt punten tijdig onder de aandacht.
• Je weet wat het vraagt om te werken binnen een partnerstructuur en jouw communicatieve vaardigheden zijn uitstekend.
• Minimaal hbo-werk- en denkniveau.
• Je hebt ervaring in soortgelijke rollen, bij voorkeur binnen de advocatuur; ervaring met vastgoed is een pré.
• Je hebt uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

• Een vaste dertiende maand, 8% vakantiegeld en een pensioenregeling.
• 26,5 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband.
• De mogelijkheid in overleg een officiële feestdag te ruilen voor een andere feestdag die voor jou van persoonlijk belang is.
• Volledige reiskostenvergoeding met het openbaar vervoer. Kom je lopend of met de fiets? Dan ontvang je hiervoor ook een kilometervergoeding.
• Dagelijks ontbijt, lunch en (gezonde) snacks tegen een kleine vergoeding.
• Collectieve regelingen voor diverse sportabonnementen.
• Regelmatig leuke evenementen, zoals kantoorevenementen en sportactiviteiten zoals padel, voetbal, yoga, hockey en hardlopen.

Een pre-employment screening maakt deel uit van het sollicitatie- en selectieproces. DISA voert namens Houthoff de screening uit.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.