Directiesecretaresse

Dit en meer ga je doen

Het directiesecretariaat ondersteunt de directie van MBO College Zuid in de dagelijkse organisatie, planning en coördinatie van werkzaamheden. Binnen het directiesecretariaat wordt op een prettige en professionele manier samengewerkt om continuïteit, overzicht en kwalitatieve ondersteuning te waarborgen. Hierbij zijn collegialiteit, onderlinge afstemming, en respectvolle samenwerking belangrijke uitgangspunten. Daarnaast vinden wij een positieve werksfeer belangrijk, waarin ruimte is voor humor, openheid en prettig samenwerken.

Je ontzorgt niet alleen, maar denkt vooruit, stelt prioriteiten en houdt overzicht in een dynamische omgeving. Je weet wat er speelt binnen de organisatie en speelt hier proactief op in. Samen met je collega directiesecretaresse zorg je voor een professioneel en goed functionerend directiesecretariaat, waarbij jullie gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor continuïteit, onderlinge afstemming en kwaliteit van ondersteuning.

Daarnaast ligt de nadruk in deze functie op het proactief ontzorgen van de voorzitter en een ander lid van het directieteam op individueel niveau, zowel inhoudelijk als organisatorisch. Je anticipeert op wat nodig is, neemt werk uit handen en zorgt ervoor dat de directie zich kan richten op de inhoudelijke en strategische opgaven.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren en coördineren van complexe agenda’s (voorzitter en directieleden)
• Plannen en organiseren van overleggen en bijeenkomsten
• Samenstellen, beoordelen en bewaken van vergaderstukken en besluitvorming
• Notuleren van overleggen (o.a.MT en directieoverleg), met focus op besluiten en actiepunten
• Bewaken van voortgang van besluiten en acties; actief opvolgen binnen de organisatie
• Signaleren van knelpunten en proactief doen van verbetervoorstellen
• Ondersteunen bij organisatorische, facilitaire en procesmatige werkzaamheden
• Onderhouden van interne en externe contacten
• Afhandeling van e-mails, facturen en bestellingen.

Je komt te werken bij MBO College Zuid tegenover de RAI, een bruisend en creatief college waar elke dag door zo’n 400 collega’s inspirerend onderwijs wordt verzorgd voor zo’n 4200 studenten. We zijn een goedeafspiegelingvande

Amsterdam, ‘demeest culturelestadterwereld’endaarzijnwetrots op!

Je brengt structuur en overzicht aan in een dynamische werkomgeving en weet goed prioriteiten te stellen. Je schakelt zelfstandig tussen verschillende werkzaamheden en voelt goed aan wat er binnen de organisatie speelt. Je werkt zorgvuldig, bent organisatiesensitief en begrijpt het belang van duidelijke communicatie en professionele samenwerking. Je vindt het prettig om samen te werken binnen een team, maar kunt ook zelfstandig verantwoordelijkheid nemen binnen jouw eigen ondersteuningsgebied.

Daarnaast draag je bij aan een professioneel en goed georganiseerd directiesecretariaat. Binnen de grote organisatie ROC van Amsterdam – Flevoland weet je je weg goed te vinden en schakel je gemakkelijk tussen verschillende afdelingen en disciplines. Bovenal ben je een integere en collegiale professional die bijdraagt aan een goede samenwerking binnen het directiesecretariaat.

Daarnaast beschik je over:

• Minimaal 3-5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een bestuurlijke/complexe organisatie
• Hbo denk- en werkniveau
• Proactief, zelfstandig en oplossingsgericht
• Ervaring met digitale systemen en MS Office applicaties
• Sterke organisatorische vaardigheden, accuraat en discreet

De werkwereld om je heen verandert continu. Daarom zetten wij vol in op je ontwikkeling. Trainingen, opleidingen, workshops… wat jij nodig hebt, maken wij mogelijk. Daarnaast kun je rekenen op doorgroeikansen en prima arbeidsvoorwaarden.

• Een salaris in schaal 8 (cao mbo) van maximaal € 4.403 brutoper maand bij een fulltime dienstverband
• Pensioenregeling via ABP, 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,33%
• Onscollegekent eenthuiswerkbeleid. Het ismogelijkom1dagthuistewerkenbijeen aanstelling van 4,5 werkdag
• Reiskostenvergoeding en demogelijkheid om gebruik te maken van bijvoorbeeld een fietsplan
• Werkgeversbijdrage in de (aanvullende)…