Office & Training Assistant

Het Netherlands eScience Center is op zoek naar een georganiseerde en proactieve Office & Training Assistant (24-32 uur) ter versterking van ons Performance Team (bedrijfsvoering).

In deze veelzijdige rol zorg je ervoor dat trainingen, cursussen en kantoorprocessen soepel verlopen. Je houdt overzicht en beweegt gemakkelijk tussen administratieve taken, operationele werkzaamheden en de hulp bij de organisatie van trainingen en workshops. Ben jij iemand die energie krijgt van regelen, plannen en ontzorgen? Dan maken we graag kennis met je.

Het Netherlands eScience Center is het nationale centrum voor innovatieve softwareoplossingen in academisch onderzoek. We willen de kloof in kennis en expertise tussen digitale technologieën enerzijds en wetenschappelijk onderzoek anderzijds overbruggen. We creëren tools en digitale methodologieën waarmee onderzoekers in alle disciplines onderzoeksvragen kunnen beantwoorden, gebruikmakend van onze unieke mix van academische expertise en vaardigheden op het gebied van softwareontwikkeling. We hechten veel belang aan softwarekwaliteit en duurzaamheid, en academische erkenning van onderzoekssoftware.

We staan voor een op onderzoek gerichte, professionele, collaboratieve, open en vindingrijke benadering van alles wat we doen, en we eisen dat onze medewerkers zich identificeren met deze eScience Center-waarden. Onze mensen weerspiegelen diversiteit in achtergrond, opleiding, geslacht, nationaliteit en etniciteit. Samen vormen we een inclusieve groep met een gemeenschappelijke drive.

Je maakt deel uit van het Performance Team (bedrijfsvoering) en bent een belangrijke schakel binnen de organisatie. Je ondersteunt collega’s, trainers, deelnemers en externe leveranciers en zorgt ervoor dat trainingen, workshops en de dagelijkse kantoororganisatie soepel verlopen. Dankzij jouw organisatietalent en servicegerichte aanpak zijn processen goed geregeld en voelen collega’s en bezoekers zich welkom.

Je werkzaamheden zijn onderverdeeld in drie aandachtsgebieden.

• Je ondersteunt zelfstandig de organisatie van trainingen, workshops en cursussen en zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes is voorbereid.
• Je ondersteunt bij de planning en organisatie van trainingen, workshops en cursussen.
• Je beheert de deelnemersregistratie in systemen zoals Eventbrite.
• Je verzorgt de communicatie met deelnemers, trainers en externe partners.
• Je regelt alle praktische zaken rondom trainingsdagen, zoals catering, lesmateriaal, deelnemerslijsten, certificaten en evaluaties.
• Je bewaakt de planning en zorgt ervoor dat alle betrokkenen tijdig over de juiste informatie beschikken.
• Je signaleert knelpunten en doet voorstellen om processen en dienstverlening verder te verbeteren.
• Je ondersteunt collega’s bij uiteenlopende organisatorische en administratieve werkzaamheden.
• Je stelt presentaties en documenten op en verzorgt de opmaak.
• Je beheert de algemene mailbox en beantwoordt of verwerkt binnenkomende vragen.
• Je ondersteunt bij agendabeheer en overige administratieve werkzaamheden.
• Je verzorgt attenties en cadeaus bij speciale gelegenheden.
• Je ontvangt bezoekers en bent het eerste aanspreekpunt voor gasten en leveranciers.

• Je zorgt voor een prettige, representatieve en goed georganiseerde werkomgeving.
• Je zorgt ervoor dat de pantry, vergaderruimtes en gezamenlijke ruimtes verzorgd en representatief zijn.
• Je beheert de kantoorvoorraad en zorgt ervoor dat benodigdheden tijdig worden aangevuld.
• Je coördineert facilitaire meldingen en onderhoudt contact met externe leveranciers.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s bij eenvoudige ICT-vragen en stemt waar nodig af met de externe ICT-dienstverlener.
• Je draagt actief bij aan een veilige, gastvrije en goed georganiseerde werkomgeving.

Je bent een proactieve, servicegerichte professional die energie krijgt van organiseren, plannen en het ondersteunen van collega’s. Je houdt moeiteloos overzicht, werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid. In een dynamische werkomgeving schakel je gemakkelijk tussen administratieve taken en praktische ondersteuning van trainingen en evenementen.…