Secretaresse; v​/m​/x) afdeling Public & Occupational Health

Ben jij een goed georganiseerde en proactieve secretaresse die graag de spil vormt binnen een dynamische academische afdeling? Houd je ervan om collega's te ontzorgen, overzicht te bewaren en uiteenlopende organisatorische werkzaamheden op te pakken? Dan is deze functie iets voor jou!

Als secretaresse maak je deel uit van het algemene secretariaat van de afdeling Public & Occupational Health (POH). Samen met je collega’s zorg je ervoor dat de dagelijkse gang van zaken binnen de afdeling soepel verloopt. Je ondersteunt onderzoekers, hoogleraren, leidinggevenden en andere medewerkers bij uiteenlopende organisatorische en administratieve werkzaamheden.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Secretariële ondersteuning van het afdelingshoofd en, waar nodig, het plaatsvervangend afdelingshoofd, waaronder agendabeheer en correspondentie.
• Organiseren van vergaderingen, heidagen, promoties, oraties, symposia en andere bijeenkomsten.
• Ontvangen van bezoekers en fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
• Ondersteunen bij HR-processen, zoals onboarding van nieuwe medewerkers, gastmedewerkers en promovendi, personeelsmutaties en overige personeelsvragen.
• Beheren van digitale systemen, waaronder PURE, SharePoint en SALTO.
• Bijdragen aan de interne communicatie van de afdeling via SharePoint, intranet en narrowcasting.
• Verzorgen van facilitaire en organisatorische ondersteuning, zoals zaalreserveringen, kantoorbeheer, bestellingen en ICT-gerelateerde vragen.
• Ondersteunen bij afdelingsbrede communicatie en projecten.

Geen dag is hetzelfde. Je schakelt gemakkelijk tussen geplande werkzaamheden en ad-hoc vragen en weet daarbij goed prioriteiten te stellen.

Wij zoeken een enthousiaste collega die de volgende kennis en ervaring met zich meebrengt:

• Minimaal mbo werk- en denkniveau.
• Ervaring met administratieve en organisatorische werkzaamheden, bij voorkeur in een secretariële of administratieve functie.
• Communicatief vaardig in zowel Nederlands als Engels.
• Proactief, sociaal en flexibel, en goed kunnen werken in een dynamische omgeving.
• Goed kunnen omgaan met digitale systemen en platforms zoals Microsoft Office.
• In staat om zelfstandig te werken, maar ook in teamverband.
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 7: € 3.126 tot € 4.182 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris.
• Vakantie-uren: 194,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en de mogelijkheid om uren bij te sparen.
• 100% OV-vergoeding. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan ontvang je een vergoeding van €0,21 per km (voor de auto geldt een maximum van 40 km enkele reis).
• Kom je op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere Good Habitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

De afdeling Public & Occupational Health (POH) verricht toonaangevend onderzoek en verzorgt onderwijs op het gebied van sociale geneeskunde, public health en occupational health. Binnen de afdeling werken onderzoekers, docenten, artsen en ondersteunend personeel samen aan wetenschappelijk onderzoek, onderwijs en maatschappelijke impact.

Je komt terecht in een betrokken secretariaat dat de gehele afdeling ondersteunt. Omdat een van onze ervaren secretaresses in het voorjaar van 2027 met pensioen gaat, zoeken we nu al een nieuwe collega. Zo is er voldoende tijd voor een uitgebreide inwerk- en overdrachtsperiode. Op deze manier leer je de afdeling, de werkzaamheden en je collega’s goed kennen voordat je de functie volledig overneemt.

Binnen het secretariaat heerst een open en collegiale sfeer. We werken nauw samen, helpen elkaar waar nodig en vinden kwaliteit, servicegerichtheid en een prettige werkomgeving belangrijk. Er is volop ruimte om mee te denken over hoe we onze dienstverlening verder kunnen verbeteren.

De functie bedraagt bij voorkeur 32 uur per week, verdeeld…