Manager Group & Events Department

Over de functie  Hotel Okura Amsterdam is een internationaal vijfsterrenhotel waar Oosterse en Westerse invloeden op unieke wijze samenkomen, geïnspireerd door een mix van Japanse en Nederlandse cultuur. Samen creëren onze medewerkers een authentieke ervaring voor elke gast. Om dit te realiseren zijn wij op zoek naar een ervaren en gepassioneerde leider om het Group & Events-team aan te sturen en uitzonderlijke ervaringen te bieden aan zowel hotel- als restaurantgasten.
Als lid van het "Commercial Leadership Team" speel je een sleutelrol in het vormgeven van de commerciële strategie, het optimaliseren van de werkzaamheden en het behalen van financiële en kwaliteitsdoelstellingen.
Ben je ambitieus en krijg je energie van successen behalen? Wil je een betekenisvolle bijdrage leveren aan het opbouwen van een duurzaam en professioneel team? Ben je zelfstandig en niet bang om te experimenteren met nieuwe ideeën? Dan is de functie van Manager Group & Events bij Hotel Okura Amsterdam dé uitdaging voor jou!
Functieoverzicht  De  Manager Group & Events Department  bij Hotel Okura Amsterdam (HOA), een toonaangevend lid van de Leading Hotels of the World (LHW), is verantwoordelijk voor de planning en uitvoering van alle groepen (inclusief alleen-kamergroepen) en evenementen in Hotel Okura Amsterdam.
Dit omvat alle gastenkamers binnen MICE (Meetings, Incentives, Conferences en Events), CONV (conventieruimtes – inclusief stadsbrede conferenties, voornamelijk via RAI Hotel Services) en BUSGRP (Business Groups – alleen kamers), de conferentiefaciliteiten en exclusieve boekingen van Ciel Bleu**, Yamazato*, Sazanka, Serre en de bars.
De manager geeft leiding aan vijf (5) directe medewerkers, waaronder twee (2) Event Managers, één (1) Group & Events Representative en twee (2) Group Agents. (Voor commerciële aspecten zoals tarieven en beste zakelijke keuzes rapporteren zij aan de Director of Group & Event Sales.)
Deze rol werkt nauw samen met de Director of Group & Events Sales, Account Managers en operationele afdelingen en maakt deel uit van de commerciële afdelingshoofden, samen met de Director of Sales (DOS), Revenue Manager, Marketing and Communication Manager (MCM) en het Reservations Team.
De manager rapporteert aan de Director of Group & Events Sales en vervangt deze bij afwezigheid. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning, zoals planningen, rapportages, forecasts, budget en audits.
Verantwoordelijkheden   Dagelijkse leiding over de planning en uitvoering van groepen en evenementen.
Het team leiden om 9+ ervaringen te bieden aan klanten, door proactieve en anticiperende coördinatie en communicatie.
Zorgen dat conferentiedetails en logistiek tijdig en nauwkeurig worden gecommuniceerd tussen klanten, het evenemententeam en operationele afdelingen.
Een harmonieuze samenwerking bevorderen tussen evenementen- en operationele teams, en de productiviteit en samenwerking verbeteren.
De inkomstenstromen vergroten door het team te motiveren om producten en diensten te up- en cross-sellen.
De winstgevendheid verhogen door fouten te minimaliseren en correcties te voorkomen.
Waarborgen dat processen up-to-date, dat deze lean zijn en dat alle teamleden deze volgen en eventueel nieuwe processen implementeren indien nodig.
Regelmatige audits uitvoeren op planningsprocessen om kwaliteit te waarborgen.
Post-conferentie analyses uitvoeren en verbeterpunten oppakken.
Het team ondersteunen bij hoge werkdruk en complexe boekingen.
Realistische forecasts maken voor F&B, zaalverhuur en andere inkomsten.
Competenties   Besluitvorming & Oordeelsvorming Alternatieven evalueren en beslissingen nemen die het beste evenwicht bieden tussen risico en beloning.
Voortgang bewaken Zorgen dat activiteiten volgens…