Manager Bedrijfsvoering – Afdeling Informatica

Als Manager Bedrijfsvoering ben je lid van het management team (MT) van de afdeling. Je bent sparringpartner van het afdelingshoofd Informatica voor wat betreft de strategie van de afdeling en het afdelingsmanagement. Je bent verantwoordelijk voor de integrale bedrijfsvoering van de afdeling: van financiën, HR en organisatieontwikkeling tot projectbeheer en facilitaire zaken. Je zorgt voor een solide basis waarop onze onderzoekers, docenten en studenten kunnen bouwen.

De afdeling Informatica is volop in ontwikkeling en is snel gegroeid. Daarom zoeken wij een stevige, betrokken en analytische professional die meegroeit en meebouwt aan een toekomstbestendige afdeling. Jij creëert overzicht, bewaakt de continuïteit, brengt structuur en initieert verbeteringen.

Je maakt deel uit van het team van managers bedrijfsvoering binnen de Faculteit der Bètawetenschappen en werkt nauw samen met centrale stafdiensten zoals HR, Finance & Control, IT en Facilitaire Zaken

Jouw taken

Algemeen afdelingsmanagement
Je hebt een belangrijke rol als het gaat om de vertaling van de afdelingsstrategie in beleid op onder andere het terrein van bedrijfsvoering. Je draagt verantwoordelijkheid voor de interne organisatie en adviseert binnen het MT over de bedrijfsvoering, in overleg met de business controller en de HR adviseur. Wanneer nodig initieer je en doe je voorstellen voor veranderingen. Daarnaast bereid je bestuurlijke overleggen voor samen met HR en Business Control.

Financiën
Je bent procesverantwoordelijk voor de totale Project & Control cyclus en het afdelingsjaarplan, waarvan de strategische personeelsplanning een onderdeel is. Je stelt de afdelingsbegroting op, bewaakt deze. En bespreekt relevante ontwikkelingen in het MT. Tevens ontvang je interne financiële verzoeken, die je beoordeelt en goedkeurt. Deze zijn vooral gericht op infrastructuur/investeringen en projecten. Je bent verantwoordelijk voor de controle en monitoring van personeelskostendoorbelasting.

Portfoliobeheer extern gefinancierde onderzoeksprojecten
Je houdt je bezig met het managen van de totale projectportefeuille van extern gefinancierde onderzoeksprojecten. Je toetst de projectinitiatieven en
-subsidies op (financiële) haalbaarheid en beoordeelt de risico’s. Je hebt een signaleringsfunctie voor de risico’s in lopende projecten en zoekt samen met de uitvoerenden naar een oplossing.

Personele zaken
Je geeft leiding aan een assistent bedrijfsvoering, coördinator projecten en 2 management assistenten.
Je bereidt het strategisch personeelsplan van de hele afdeling voor samen met HR en Business Control. Je stelt tevens de personele begroting op en stemt deze af. Zelf heb je de regie m.b.t. on- en off-boarding (nieuwe) medewerkers.

Functie-eisen

• Een afgeronde wo-opleiding, bij voorkeur in bedrijfskunde of een vergelijkbare richting.
• Minimaal 5 jaar relevante ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een academische of semipublieke omgeving.
• Ervaring met leidinggeven in een academische setting (is een pré).
• Kennis van budgetbeheer en kostenallocatie, ervaring met grotere internationale subsidieprojecten, subsidievoorwaarden en administratie.
• Analytisch sterk, organisatiesensitief en weet verschillende belangen te verbinden.
• Uitgebreide kennis van- en ervaring met Excel en met SAP S/4
  
  HANA (is een pré).
• Uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels in woord en geschrift.

Competenties

• Strategisch en tactisch inzicht - schakelt moeiteloos tussen beleid en praktijk.
• Helikopterview - overzicht houden over processen, afdelingen en belangen.
• Samenwerkingsgerichtheid - werkt samen met uiteenlopende professionals, disciplines en niveaus.
• Besluitvaardigheid - in staat zijn om keuzes te maken op alle niveaus en weet wanneer te schakelen tussen strategie en uitvoering.
• Resultaatgerichtheid - doelen niet uit het oog verliezen en zorgen voor de uitvoering van plannen in de praktijk.
• Plannen en organiseren - prioriteiten stellen en sturen op resultaten.
• Leidinggevende vaardigheden - coacht en motiveert medewerkers en teams.

Als universiteit streven we naar gelijke kansen voor iedereen, in het besef dat diversiteit vele vormenkent. Wij geloven…