Officemanager​/directie-assistent; tijdelijk, vanaf

Apeldoorn | vanaf 24 uur per week | Tijdelijk (1 jaar) met mogelijkheid tot verlenging

Ben jij een organisatorisch talent dat energie krijgt van regelen, ontzorgen en overzicht houden? Vind je het leuk om een belangrijke spil te zijn binnen een informeel softwarebedrijf? Dan zijn wij op zoek naar jou. Voor de tijdelijke vervanging van onze officemanager zoeken wij een betrokken en proactieve collega voor minimaal 24 uur per week. Meer uren is bespreekbaar. De functie is in eerste instantie voor een periode van één jaar, met de mogelijkheid tot verlenging.

De maandag is een vaste werkdag. De overige uren en dagen stemmen we graag in overleg af.

Convect ontwikkelt software voor VvE-beheerders. Met ons team van veertien collega's, en groeiend, bouwen en onderhouden we oplossingen die onze klanten helpen hun werkzaamheden efficiënter uit te voeren. Je hoeft geen kennis te hebben van VvE-beheer of van onze software. Wij zoeken vooral iemand die het leuk vindt om zaken te organiseren, overzicht te houden en collega's te ondersteunen.

Als officemanager ben je de spil van onze organisatie. Je zorgt ervoor dat alles op kantoor soepel verloopt en ondersteunt de directeur en collega s bij uiteenlopende organisatorische en administratieve werkzaamheden.

• Beheren van de agenda van de directeur.
• Fungeren als sparringpartner en proactief signaleren wat er geregeld moet worden, zodat je de directeur zoveel mogelijk
  
  Ontzorgt.
• Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Plannen en organiseren van interne overleggen en bijeenkomsten.
• Notuleren van MT-vergaderingen en bewaken van de actiepunten.

• Zorgdragen voor een nette en representatieve kantooromgeving.
• Beheren van de kantoorvoorraad en verzorgen van inkopen en boodschappen.
• Organiseren van lunches en andere interne facilitaire zaken.
• Organiseren van evenementen, waaronder onze jaarlijkse relatiedag.
• Organiseren van attenties voor collega s, klanten en relaties, waaronder kerstpakketten.

• Opstellen van de verkoopfacturen voor begeleiding en het versturen van de reguliere facturen.
• Controleren van inkoopfacturen die onze boekhouder klaarzet en deze gereedmaken voor betaling.
• Ondersteunen van HR-processen, zoals het verwerken van declaraties en het regelen van indiensttredingen.

Elke dag is anders, en juist die afwisseling maakt deze functie leuk.

Wij zoeken iemand die zelfstandig werkt, graag initiatief neemt en plezier haalt uit het ondersteunen van anderen. Daarnaast herken je jezelf in het volgende:

• Je bent organisatorisch sterk en houdt overzicht.
• Je signaleert prioriteiten, bespreekt ze en bewaakt dat de belangrijke zaken als eerste gebeuren.
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd.
• Je kunt goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden.
• Je bent communicatief vaardig en servicegericht.
• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Je vindt het leuk om dingen te regelen en collega s te ontzorgen.
• Ervaring als officemanager, managementassistent, directie-assistent of een vergelijkbare functie is een pré.

• Een afwisselende functie binnen een informeel en betrokken team.
• Een dienstverband van één jaar ter vervanging van verlof, met mogelijkheid tot verlenging.
• Een werkweek van minimaal 24 uur, meer is bespreekbaar.
• Standplaats Apeldoorn.
• Hybride werken is in overleg mogelijk. We vinden het prettig als je regelmatig op kantoor aanwezig bent.
• Marktconform salaris en goede arbeidsvoorwaarden.
• Veel zelfstandigheid en ruimte om de functie naar eigen inzicht in te vullen.

Lijkt het je leuk om gedurende een jaar een belangrijke rol te spelen binnen ons team? Dan maken we graag kennis met je. Reageer via Indeed of stuur je motivatie en cv naar Lennart van Ommen via l.vanommen.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.