Managementassistent | Veilig Thuis Gelderland-Midden

Ben jij iemand die energie krijgt van structuur aanbrengen, overzicht creëren, mensen ontzorgen? Dan voel jij je thuis in deze rol.

Als Managementassistent bij Veilig Thuis Gelderland-Midden (VTGM) ben jij de stabiele kracht achter de manager en de teammanagers van VTGM. Met jouw scherpe blik, organisatievermogen en omgevingssensitiviteit zorg je ervoor dat alles soepel verloopt.

Je werk is afwisselend, betekenisvol en geen dag is hetzelfde. En misschien wel het belangrijkste: jouw bijdrage doet ertoe.

Als Managementassistent ben je de rechterhand van de manager.

Primair ondersteun en ontzorg jij de manager bij haar werk op strategisch, bestuurlijk en soms operationeel gebied, door organisatorische taken te coördineren en secretariële werkzaamheden uit te voeren. Hierbij denk je meerdere stappen vooruit en bedenk je voor elke uitdaging een passende oplossing.

Dankzij jouw gevoel voor (bestuurlijke) verhoudingen en jouw talent om overzicht te houden, zorg je ervoor, dat de manager zich kan richten op haar interne, regionale en landelijke werkzaamheden.

Zo nodig en in overleg bied je ook ondersteuning aan de teammanagers en de beleidsadviseur bij drukte of wanneer extra ondersteuning gewenst is.

Samengevat, hou je je bijvoorbeeld bezig met de volgende werkzaamheden:

• Je beheert complexe agenda’s.
• Je beheert de mailbox van de manager, en schrijft en beantwoordt mails uit haar naam.
• Je organiseert vergaderingen, bereidt die voor, en notuleert ze.
• Je bewaakt en monitort actiepunten, besluiten, deadlines.
• Je verzorgt correspondentie en redigeert teksten.
• Je ondersteunt bij HRM-zaken.
• Je vraagt de subsidies aan en verzorgt de verzending van de jaarstukken.
• Je organiseert (en treft voorbereidingen voor) interne en externe bijeenkomsten en werkbezoeken.
• Je bewaakt vertrouwelijke informatie en gevoelige dossiers (o.a. klachten)
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties en weet vragen snel en correct af te handelen.

Een afwisselende en uitdagende rol binnen een organisatie, die volop in ontwikkeling is. Je komt te werken in een dynamische, informele en betekenisvolle werkomgeving.

• Een salaris tot maximaal € 4.176,73 bruto per maand (functieschaal 7, CAO Jeugdzorg) op basis van een 36-urige werkweek. Goed om te weten: per 1 januari 2027 stijgt het salaris met 3,4%. Deze verhoging is nog niet verwerkt in het genoemde salarisbedrag. De inschaling is afhankelijk van jouw ervaring en opleidingsniveau.
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een aantrekkelijke pensioenregeling bij PFZW, reiskostenvergoeding en een vitaliteitsregeling.
• De mogelijkheid om flexibel en hybride te werken voor zover de functie dit toelaat. Om dit goed te faciliteren ontvang je een smartphone, een laptop en een prettige thuiswerkregeling.
• Beschikbare uren voor scholing, opleiding en deskundigheidsbevordering.
• Een fijne werklocatie aan de Snelliusweg in Arnhem met voldoende parkeerplaats.
• Direct een jaarcontract, met de intentie om deze daarna om te zetten naar een vast contract.

• MBO+ of HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met een diploma richting Management Assistent, Secretaresse, Officemanagement of vergelijkbaar
• Enkele jaren ervaring als Management Assistent of Directiesecretaresse, bij voorkeur binnen een complexe omgeving en/of politiek-bestuurlijke omgeving
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk en hanteert een professionele communicatiestijl
• Je bent een ervaren gebruiker van Office 365, waaronder Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint, en andere digitale informatiesystemen
• Je hebt een natuurlijke sensitiviteit voor (bestuurlijke) verhoudingen en vertrouwelijkheid en bent daarin discreet en betrouwbaar
• Je vindt het vanzelfsprekend om servicegericht te werken, maar bent ook stevig genoeg om verwachtingen af te stemmen en aan te geven wat op dat moment wel of niet haalbaar is
• Je beschikt over sterke organisatorische vaardigheden
• Je houdt moeiteloos overzicht in drukke en/of onverwachte situaties
• Je bent communicatief vaardig en sterk in stakeholder management
• Je bent benaderbaar, doortastend, betrouwbaar en professioneel
• Je…