Assistante Agence – Bureau d’Études Fluides & Thermique – CDI (13

Assistante Agence - Bureau d'Études Fluides & Thermique - CDI - 80%

Localisation : Agence Aix-en-Provence située à Meyreuil (13590)

Poste à pourvoir pour Octobre 2026

L’assistante d’agence assure le suivi administratif, financier et est support opérationnel des collaborateurs de l’agence.

Ce poste est multi-compétences et transversal, assurant le bon fonctionnement quotidien, la gestion des relations avec les clients et partenaires.

La nature transversale du poste implique des tâches ponctuelles et récurrentes nécessitant une bonne organisation et communication.

Le travail s’organise autour de quatre domaines d’intervention, répartis sur la semaine de travail pour assurer une charge régulière et une bonne réactivité.

• Gestion des appels d’offres et candidatures

• Adaptation des profils d’équipe et références en fonction des projets
• Mise à jour des tableaux de candidatures et suivi des remises d’offres
• Gestion des bases de références
• Veille commerciale sur les appels d’offres
• Assistance pour le montage des réponses aux offres
• Support opérationnel et suivi des affaires

• Suivi administratif et assistance aux Chefs d’Affaires sur les dossiers en cours
• Gestion des commandes, suivi des visas et signatures
• Gestion des factures des entreprises
• Relances et relances auprès des entreprises et des clients
• Administration générale et support agence

• Accueil téléphonique et physique
• Gestion du courrier
• Commandes de fournitures de bureau
• Réservations de transports et hébergements
• Organisation des évènements exceptionnels
• Gestion administrative interne (facturation & contrats agence)

• Saisie et suivi des commandes internes sur le logiciel comptable (GX)
• Gestion des contrats, du prévisionnel et de la sous-traitance
• Points mensuels et relances avec le Responsable Administratif/Financier
• Suivi des factures clients et relances de paiement

• Compétences Techniques
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Bases en gestion administrative et comptabilité (édition de factures, suivi de facturation..)
• Connaissance de l’univers du BTP serait un plus
• Compétences Transversales
• Rigueur et organisation
• Réactivité et autonomie
• Excellente communication orale et écrite
• Adaptabilité
• Esprit d’équipe

5 ans minimum idéalement dans l’univers du bâtiment/TP

• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Bases en gestion administrative et comptabilité (édition de factures, suivi de facturation..)
• Connaissance de l’univers du BTP serait un plus

• Rigueur et organisation
• Réactivité et autonomie
• Excellente communication orale et écrite
• Adaptabilité
• Esprit d’équipe

• Rémunération fixe annuelle brute sur 12 mois : selon profil et expérience
• Primes d’intéressement et de participation (équivalent en moyenne à 1 mois de salaire par an)
• Possibilité de devenir associé de l’entreprise après un an, avec acquisition progressive de capital et versement de dividendes
• Voiture de fonction
• Chèques restaurant (9 € – prise en charge employeur 60 %)
• Mutuelle prise en charge à 75 %
• Indemnités kilométriques vélo
• Remboursement des frais de transport