Executive Assistant to CEO Exhibitions & Events; m​/w​/d

Über die

Rolle:

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine erfahrene, diskrete und organisationsstarke Persönlichkeit als Executive Assistant to the CEO Events & Exhibitions.

In dieser vielseitigen und verantwortungsvollen Funktion unterstützt du den CEO der Division Exhibitions & Events als vertrauensvolle Sparringspartnerin bzw. vertrauensvoller Sparringspartner im operativen und strategischen Tagesgeschäft. Du trägst wesentlich dazu bei, die Effizienz und Wirksamkeit des CEO sowie der gesamten E&E-Division sicherzustellen.

Du agierst als zentrale Schnittstelle zwischen internen und externen Stakeholdern, koordinierst komplexe Prozesse und trägst aktiv dazu bei, Veränderungen innerhalb der Organisation erfolgreich umzusetzen.

• Proaktive Unterstützung des CEO im Tagesgeschäft
• Selbstständige Koordination und Priorisierung eines komplexen Kalenders
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings inklusive Agenden, Protokollen und Präsentationen
• Planung und Koordination nationaler und internationaler Geschäftsreisen
• Erstellung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsgrundlagen
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Leadership Meetings und Management Review
• Professionelle Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
• Koordination von Team- und abteilungsübergreifenden Themen
• Organisation von internen Events, Workshops und Business Meetings
• Verwaltung sensibler und vertraulicher Informationen mit höchster Diskretion
• Koordination bereichsübergreifender Themen und Follow-ups
• Sicherstellung der Nachverfolgung von Entscheidungen und Massnahmen

• Kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung zur Direktionsassistenz oder vergleichbare Qualifikation; betriebswirtschaftliches Verständnis von Vorteil
• 5+ Jahre Berufserfahrung in der Unterstützung von Geschäftsleitungsmitgliedern oder C-Level-Führungskräften
• Erfahrung im Projektmanagement
• Erfahrung in einem internationalen Umfeld
• Ausgeprägte Organisations- und Priorisierungsfähigkeiten
• Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit und professionelles Auftreten
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie modernen Kollaborations- und Kommunikationstools
• Kenntnisse in den Bereichen Compliance und Governance von Vorteil
• Interkulturelle Sensibilität und professioneller Umgang mit internationalen Anspruchsgruppen
• Selbstständige, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikations-, Kooperations- und Beziehungsmanagementfähigkeiten
• Verhandlungsgeschick und diplomatisches Auftreten
• Hohe Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen Umfeld
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mindestens Niveau C1); weitere Sprachkenntnisse sind willkommen

• Eine Schlüsselrolle in einem internationalen und dynamischen Umfeld
• Direkte Zusammenarbeit mit dem CEO der Division Exhibitions & Events
• Viel Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung
• Ein engagiertes Team und kurze Entscheidungswege

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!