Chargé·e de mission pour la mise en place de la Louvain Welcome House (F​/H​/X

Position: Chargé·e de mission pour la mise en place de la Louvain Welcome House (F/H/X)
Location: Louvain-la-Neuve

Pour l'Administration des relations internationales (ADRI)

Site principal :
Louvain-la-Neuve

Contrat à temps partiel ou temps plein (entre 80% et 100%) pour une durée déterminée (entre 18 et 24 mois selon le temps de travail)

Entrée en fonction : dès que possible

Contexte / Mission

La Louvain Welcome House est un projet institutionnel destiné à créer, au cœur de Louvain-la-Neuve, un lieu visible et accueillant consacré à l’accueil, à l’orientation et à l’intégration des publics internationaux et des visiteur
· euses de l’UCLouvain. Elle offrira un point de contact humain, permanent et multilingue, rendra les services existants plus lisibles et contribuera à valoriser la diversité internationale de l’Université.

Le projet s’adresse notamment aux étudiant
· es internationaux
· ales en échange ou en cursus, aux nouveaux
· elles étudiant
· es, doctorant
· es, chercheur
· euses et professeur
· es invité
· es, aux alumni, aux visiteur
· euses ainsi qu’aux membres de la communauté universitaire impliqués dans l’accueil. La Louvain Welcome House fonctionnera comme un guichet d’orientation : elle ne se substituera pas aux services compétents, mais facilitera l’accès au bon interlocuteur et articulera les expertises de l’Administration des relations internationales (ADRI), de l’Administration de la vie étudiante (AVIE), de l’Administration des relations extérieures et de la communication (AREC), des facultés, des secteurs et de partenaires externes.

Le projet se déploiera par étapes : conception et modélisation en 2026, expérimentation sous la forme d’une Louvain Welcome House « pop-up », préparation de l’aménagement des locaux, puis ouverture officielle prévue entre septembre et décembre 2027. Le ou la chargé
· e de mission aura un rôle déterminant pour transformer l’ambition institutionnelle en un dispositif opérationnel, soutenable et évalué.

Il ou elle travaillera directement avec la coordinatrice de la cellule Accueil et Attractivité et sous la responsabilité hiérarchique de la directrice de l’ADRI.

Objectifs de la fonction :

Le ou la chargé
· e de mission assure le pilotage de la phase de mise en place de la Louvain Welcome House. Il ou elle aura notamment pour objectifs de :

• traduire la vision du projet en un plan de mise en œuvre précis, assorti d’un calendrier, de responsabilités, de livrables et de critères de qualité ;

• définir le modèle de gouvernance, de fonctionnement et de collaboration entre les entités et partenaires concernés ;

• préparer et coordonner les phases d’expérimentation, d’ouverture et d’évaluation ;

• sécuriser les conditions humaines, financières, organisationnelles et partenariales nécessaires à la pérennité du dispositif ;

• mobiliser les parties prenantes et garantir une circulation fluide de l’information autour du projet.

Activités

Pilotage et planification du projet :

• Élaborer, actualiser et suivre le plan de projet, le calendrier, les livrables, les dépendances et les points de décision.

• Coordonner la préparation de la phase « pop-up » (Année académique 2026-27), en organiser l’évaluation et intégrer les enseignements dans le modèle définitif.

• Assurer l’interface avec les équipes chargées de l’aménagement, de la logistique, de l’IT, de la communication et de la sécurité, sans se substituer à leurs expertises techniques.

• Identifier les risques, proposer des mesures correctrices et alerter les instances compétentes lorsque des arbitrages sont nécessaires.

Gouvernance et partenariats :

• Proposer un modèle clair de gouvernance opérationnelle, de coordination et de répartition des responsabilités.

• Préparer les réunions de pilotage, documenter les décisions et assurer le suivi des actions convenues.

• Élaborer, avec les services compétents, les conventions, lettres de mission ou accords de partenariat avec les acteurs permanents ou occasionnels de la Louvain Welcome House.

• Assurer une collaboration étroite entre l’ADRI, l’AVIE, l’AREC, les facultés et secteurs, les associations étudiantes et les partenaires locaux.

Conception du modèle opérationnel :

• Finaliser les fiches de fonction et préciser les lignes hiérarchiques et fonctionnelles de l’équipe appelée à gérer le lieu.

• Définir les…