Employé; e administratif; ve Woluwé-Saint-Pierre

Lieu de l'emploi
1150 Woluwé-Saint-Pierre

Type de contrat
Temps partiel - CDI - Maribel

Employeur
HAMA - Ixelles
Rue Jules Lejeune, 46
1050 Ixelles

HAMA4 – Les Châtaignes est un centre de jour et d’hébergement bicommunautaire agréé par la COCOM / Iriscare, situé à Woluwe-Saint-Pierre.
L’institution accueille 18 personnes de plus de 40 ans en situation de handicap mental, qui y ont élu domicile.
Le personnel et les résidents appartiennent aux deux régimes linguistiques (français et néerlandais).

Employé(e) administratif(ve) et soutien au suivi des résidents CDI mi-temps.
L’employé(e) administratif(ve) assure un soutien administratif, organisationnel et logistique au fonctionnement du centre. Il/elle contribue au suivi quotidien des résidents en prenant en charge certaines démarches administratives, en soutenant l’équipe éducative et paramédicale dans l’organisation des programmes d’activités et des suivis médicaux et en facilitant la circulation des informations entre les différents intervenants. Par son action, il/elle participe indirectement à la qualité de l’accompagnement, au respect du projet de vie des résidents et au maintien de leur autonomie administrative.

Travaille en collaboration avec :

• la direction ;
• l’équipe éducative ;
• l’équipe paramédicale ;
• les familles et représentants légaux ;
• les médecins et services extérieurs ;
• les administrations et organismes partenaires.

Objectif : assurer une organisation administrative efficace du centre.

Tâches :

• Assurer l’accueil téléphonique et administratif ;
• Gérer les courriers entrants et sortants ;
• Rédiger, mettre en page et diffuser des documents administratifs ;
• Organiser le classement numérique et papier ;
• Assurer l’archivage des documents institutionnels ;
• Tenir à jour les bases de données et tableaux de suivi ;
• Préparer les documents nécessaires aux réunions et suivis institutionnels.

Objectif : garantir des dossiers complets, actualisés et conformes aux exigences institutionnelles.

Tâches :

• Créer, compléter et actualiser les dossiers administratifs des résidents ;
• Assurer le suivi des documents officiels :
  • données administratives ;
  • contacts familles et représentants légaux ;
  • conventions et documents d’accueil ;
  • autorisations diverses ;
  • documents liés au suivi administratif du résident ;
• Accompagner si nécessaire le résident lors de démarches administratives extérieures ;
• Participer à la gestion administrative des admissions ;
• Collaborer avec les familles et services extérieurs pour la récolte d’informations administratives.

Objectif : faciliter le travail de gestion et de coordination du centre.

Tâches :

• Assurer un soutien administratif dans les dossiers institutionnels ;
• Préparer et mettre en forme des courriers, rapports et comptes rendus ;
• Suivre certaines échéances administratives ;
• Contribuer à la préparation de documents liés :
  • aux contrôles ;
  • aux évaluations ;
  • aux démarches qualité ;
  • aux obligations administratives du service ;
• Assurer le suivi de certains projets confiés par la direction.

Objectif : faciliter l’organisation quotidienne de l’accompagnement des résidents en apportant un soutien administratif et logistique aux équipes, sans se substituer aux fonctions éducatives ou paramédicales.

Tâches :

• Encoder, classer ou transmettre les notes internes selon les procédures du centre ;
• Contribuer à la bonne circulation des informations utiles entre les équipes ;
• Assurer la prise ou la confirmation de certains rendez‑vous médicaux ;
• Accompagner et conduire les résidents à certains rendez‑vous médicaux lorsque cela est nécessaire ;
• Transmettre les informations administratives liées au rendez‑vous à l’équipe concernée au retour ;
• Apporter un soutien administratif à l’organisation quotidienne des activités des résidents ;
• Soutenir les éducateurs dans la gestion administrative liée aux projets individuels des résidents.

Objectif : contribuer au…