Manager meubelbeheer (JP054789

Je komt terecht in de afdeling Bouwprojecten van het Facilitair Bedrijf, met het Herman Teirlinckgebouw als hoofdkantoor op de site Thurn & Taxis, Brussel. De afdeling Bouwprojecten beheert en coördineert de bouwprojecten van ontwerp tot en met oplevering voor de Vlaamse overheid, zowel voor departementen, interne verzelfstandigde agentschappen als extern verzelfstandigde agentschappen.

De afdeling Bouwprojecten telt een 90-tal medewerkers in 4 teams, bijgestaan door een stafdienst van ondersteunende profielen en consulenten in een specifiek vakgebied: team Studie & Coördinatie Bouwprojecten, team Uitvoering Bouwprojecten, team Projectondersteuning en team Technische ondersteuning.

Als manager meubelbeheer kom je terecht in de staf van de afdeling. Je zal er nauw samenwerken met de consulent en productmanager Meubilair, de teammanagers meubilair en onze verhuiscoördinatoren. De opdracht gebeurt onder begeleiding, maar vraagt tegelijk voldoende zelfstandigheid om informatie te verzamelen, analyses uit te voeren, processen uit te schrijven en voorstellen te formuleren.

De organisatie staat voor een groeiende uitdaging in het gestructureerd, duurzaam en toekomstgericht beheer van het meubelpark, in een context van talrijke kantoorprojecten en verhuisbewegingen.

Om hierop in te spelen, zoeken we een tijdelijke externe medewerker die het huidige meubelbeheer analyseert, optimaliseert en vertaalt naar heldere processen en een gedragen strategisch kader. De focus ligt op het verbeteren van het BOS-systeem, het structureren van loods- en stockbeheer en het uitwerken van een circulaire beheeraanpak.

De opdracht resulteert in een duidelijk inzicht in de huidige werking, concrete verbeteracties en een toekomstgerichte organisatie van het meubel- en stockbeheer, met aandacht voor efficiëntie, duurzaamheid en hergebruik. Je werkt nauw samen met interne stakeholders en draagt actief bij aan een toekomstbestendig meubelbeheer binnen de organisatie en de Vlaamse overheid.

• Analyse van de huidige werking
  Als manager meubelbeheer breng je de huidige manier van werken rond meubelbeheer, stockbeheer en loodsbeheer in kaart. Daarbij wordt gekeken naar de bestaande processen, rollen, verantwoordelijkheden, knelpunten en opportuniteiten. Er wordt onderzocht hoe meubels vandaag worden opgevolgd, waar ze worden opgeslagen, hoe beslissingen rond hergebruik of afvoer worden genomen en welke informatie beschikbaar is om dit beheer goed te ondersteunen.
• Optimalisatie van het systeem voor meubelinventarisatie
  Een belangrijk onderdeel van de opdracht is het analyseren en optimaliseren van de bestaande tool voor het inventariseren van meubilair in onze kantoorgebouwen, het BOS-systeem, in functie van meubelbeheer. Met deze tool wordt alle aanwezige meubilair in een te verlaten of te optimaliseren locatie geïnventariseerd, geanalyseerd en gebruikt om het meubilair hetzij aan een nieuwe locatie toe te wijzen (1 op
  1), hetzij te refurbishen, hetzij te stockeren (voor later gebruik), hetzij circulair te ontruimen.

Deze tool kan echter nog beter worden ingezet en opgevolgd. Door de jaren heen is een zekere vervuiling van de data opgetreden door het veelvuldig én gelijktijdig gebruik ervan. Samen met jouw collega’s zoek je naar optimalisaties van de huidige tool en het gebruik ervan door afspraken op punt te stellen, door vereenvoudiging of verdere ontwikkeling waar mogelijk.

De manager meubelbeheer onderzoekt hoe dit systeem beter kan worden ingezet voor:

• de opvolging van meubels;
• registratie en rapportering;
• stockbeheer;
• overzicht van beschikbare en gebruikte meubels;
• ondersteuning van hergebruik en circulair beheer.

Op basis van deze analyse worden fouten rechtgezet, afspraken gemaakt en aanbevelingen geformuleerd om het systeem efficiënter en praktischer te gebruiken.

• Loodsbeheer en
  -opkuis
  Je evalueert de huidige werking van onze loods en brengt de aanwezige stock in kaart. Daarbij wordt onderzocht:
  • welke meubels aanwezig zijn;
  • welke meubels bruikbaar, herstelbaar of niet langer inzetbaar zijn;
  • hoe de loods overzichtelijker kan worden georganiseerd;
  • welke afspraken nodig zijn voor instroom, opslag, uitlevering, hergebruik of afvoer;
  • we…