Business Analyst spécialisé.e en gestion documentaire

Exquando est une société de services et de conseil spécialisée dans la gouvernance et la gestion de l’information.

Puisque la gestion documentaire et informationnelle est transversale dans une entreprise, nous sommes un acteur central dans les processus de digitalisation et d’amélioration de celle‑ci.

Nous accompagnons nos clients avec notre expertise spécifique forte de nos 15 ans d’expérience et nos 50 collaborateurs.

Nous sommes à la recherche d’un.e Business Analyst spécialisé.e en contrôle documentaire pour renforcer notre équipe.

Vous faites le lien entre les besoins métier des projets et les pratiques opérationnelles de gestion documentaire. Votre objectif est de garantir que les documents produits et échangés tout au long du cycle de vie des projets sont fiables, cohérents, maîtrisés et exploitables.

Vous intervenez à la fois sur l’analyse des processus documentaires, la définition des règles de gestion, le paramétrage des outils et l’accompagnement des équipes projet et des utilisateurs.

Responsabilités principales :

• Analyse des besoins clients

Collaborer avec les clients pour comprendre leurs exigences en matière de document control (flux documentaires, responsabilités, exigences contractuelles et normatives).

Cartographier les processus existants de contrôle documentaire et identifier les écarts, risques et opportunités d’amélioration.

Définir les règles de contrôle documentaire couvrant le cycle de vie des documents : création, révision, validation, diffusion, archivage.

Effectuer des analyses approfondies pour identifier les opportunités d'amélioration et recommander des solutions adaptées.

• Conception et mise en œuvre de solutions

Traduire les besoins métier en exigences fonctionnelles pour les outils de gestion documentaire (GED, CDE, plateformes collaboratives).

Participer au paramétrage et à la configuration des outils de document control (structures documentaires, métadonnées, workflows, droits d’accès).

Contribuer à la mise en place ou à l’adaptation des procédures de gestion documentaire, en lien avec les pratiques projet.

• Pilotage qualité documentaire

Définir les indicateurs de performance documentaire (qualité, délais, complétude, conformité). Mettre en place des tableaux de bord et rapports sur l’état de la documentation projet.

Proposer et suivre des plans d’actions correctives en cas de non‑conformité ou de dysfonctionnement en étroite collaboration avec le Quality Manager.

• Gestion du changement

Assumer un rôle clé dans la gestion du changement organisationnel lié à l’implémentation de nouveaux systèmes de contrôle documentaire. Présenter et expliquer les changements aux utilisateurs finaux, organiser des formations et fournir un soutien continu pour faciliter l'adoption et l'adaptation des nouvelles technologies.

Travailler en étroite collaboration avec les document controllers, chefs de projet, équipes techniques et équipes IT pour garantir une intégration fluide des logiciels de contrôle documentaire dans les infrastructures informatiques existantes. Coopérer avec les équipes de développement pour personnaliser les solutions en fonction des besoins spécifiques des clients.

• Expertise métier et gestion documentaire

-Expérience confirmée : vous disposez d’un parcours solide en tant que Business Analyst ou Lead Document Controller, idéalement acquis lors de projets d'implémentation de solutions logicielles de gestion documentaire

-Passion pour la gouvernance : vous portez un intérêt marqué pour les enjeux de la maîtrise de l'information et les stratégies de gouvernance documentaire

-Accompagnement au changement : vous avez déjà piloté des actions de formation et savez accompagner les utilisateurs dans l'adoption de nouveaux outils et processus

• Compétences analytiques et techniques

- Esprit d'analyse et de synthèse : vous savez diagnostiquer des problématiques complexes pour proposer des solutions pragmatiques et structurées

-Maîtrise des outils et modélisation : expertise avancée sur Excel (fonctions complexes, analyse de données), la maîtrise de la notation BPMN pour la modélisation de processus est un…