Coordinateur​/Coordinatrice administratif·ve d'institut; F​/H​/X

L’UCLouvain recherche un
· e Coordinateur/Coordinatrice administratif
· ve d’institut (F/H/X)

Référence du poste : SF 38556.

Site principal :
Louvain-la-Neuve.

Contrat à temps plein (ou min. 80%) pour une durée déterminée jusqu'au 28/02/2027, ensuite contrat à durée indéterminée. Entrée en fonction : début septembre 2026.

La fonction s’exerce sous la responsabilité hiérarchique du/de la président
· e d’IPSY et la personne exercera la fonction en collaboration avec la CAI jusqu’à son départ à la retraite le 1er mars 2027.

• Gestion administrative de l’institut :
  • Direction et coordination de l’équipe administrative : organisation du travail, procédures, relations de travail, définition des missions en fonction des besoins et attentes du personnel académique
  • Suivi des carrières du personnel, recrutements, avancements, promotions
  • Préparation et mise en œuvre des décisions des organes de l’institut
  • Soutien financier aux membres, rapports d’activités, maintenance du bâtiment, pages web
• Gestionnaire administrative de la commission d’éthique :
  • Planification des réunions, comptes rendus
• Projets de recherche :
  • Recherche et diffusion d’informations liées aux sources de financement
  • Estimation de coûts (personnel, frais de fonctionnement)
  • Mobilité :
    • Gestion des échanges nationaux et internationaux : visiteurs et visiteuses, stagiaires, certificats de recherche
    • Communication interne (traitement et diffusion d’informations, newsletter) et externe (réseaux sociaux)
    • Animation scientifique et activités sociales de l’institut
  • Responsable opérationnelle de la Plateforme Technologique CPS/Consultations Psychologiques Spécialisées :
    • Préparation et mise en œuvre des décisions du comité de gestion, relations avec les services centraux, rapports annuels
  • Représentation (commissions, groupes de travail)

  Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

  Qualifications et aptitudes requises
  • Diplôme et expérience professionnelle requis : diplôme de l’Enseignement supérieur de type long (master 120) avec expérience professionnelle de minimum 3 ans
  • Compétence et expérience avérées dans la gestion d’équipe
  • Maîtrise des outils bureautiques standard, connaissance ou disposition à se former aux outils de collaboration en équipe en usage à l'UCLouvain (Teams, SharePoint, …)
  • Maîtrise de l'anglais parlé et écrit
  • Bonnes capacités rédactionnelles
  • Sens de l'accueil et d’un service personnalisé
  • Facilité de contact et esprit d'équipe
  • Prise d'initiatives
  • Flexibilité et dynamisme
  • Discrétion et fiabilité
  • Attraction pour la communication

  La connaissance du processus de la recherche scientifique est un avantage.

  Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

  Notre offre
  • Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles;
  • Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An;
  • Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc.;
  • Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement;
  • L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne;
  • La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens;
  • Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…);
  • Et plus encore, consultez notre page «Avantages» via ce lien.

  L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, est attentive et respectueuse de la diversité et à l’égalité des chances. Si, en raison d’un handicap, d’un trouble ou d’une maladie, vous souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de recrutement, merci de nous contacter à l’adresse  Nous relayerons votre demande de manière confidentielle à la personne en charge de ces questions.