Office Manager; m​/w​/d

Deine Aufgaben

Du hältst im Office-Alltag die Fäden zusammen, bist gerne Ansprechpartner für Kollegen, Gäste und externe Partner und sorgst mit viel Präsenz in unserem Berliner Headquarter dafür, dass organisatorische und administrative Abläufe zuverlässig funktionieren, während Du Dich auch dafür interessierst, was inhaltlich in allen Abteilungen des Unternehmens passiert:

• Du koordinierst externe Dienstleister, Bestellungen sowie die allgemeine Büroorganisation und behältst dabei Verträge, Dokumente, Büroausstattung und die Arbeitsumgebung im Blick
• Du organisierst interne sowie externe Termine und Geschäftsreisen von der Planung bis zur Reisekostenabrechnung
• Du kümmerst Dich um den Postein- und
  -ausgang sowie um die strukturierte Ablage und Organisation wichtiger Dokumente und Unterlagen
• Du prüfst und bearbeitest Eingangsrechnungen, koordinierst Rückfragen mit Lieferanten
• Du arbeitest sorgfältig mit abrechnungsrelevanten Daten und behältst Zahlungsfristen sowie Freigabeprozesse im Blick
• Du unterstützt beim Kalendermanagement der Geschäftsführung zuverlässig und vorausschauend
• Perspektivisch wäre eine Unterstützung bei weiteren administrativen Finance-Prozessen wünschenswert

• Bei uns springen alle Kolleginnen und Kollegen bei Bedarf im Kundenservice ein und unterstützten bei der Bearbeitung von Kundenanfragen (Beratungsgespräche vor Ort, per E-Mail oder Telefon), um nah am Kerngeschäft zu sein

• Du arbeitest zuverlässig, verantwortungsbewusst und bringst Dich gerne proaktiv ein

• Du bist kommunikationsstark und arbeitest gerne mit verschiedenen Bereichen zusammen

• Du packst gerne selbst mit an und hast ein gutes Auge für Details

• Du hast idealerweise Erfahrung im Office-Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren Rolle

• Du hast keine Berührungsängste mit Zahlen und idealerweise schon Erfahrung mit Datev, Candis, Pleo oder vergleichbaren Tools und hättest Lust, diese einzusetzen

• Sehr gute Deutschkenntnisse und konversationssichere Englischkenntnisse

• Ein herzliches, engagiertes Team, das eng zusammenarbeitet und sich gegenseitig unterstützt, um gemeinsame Erfolge zu erzielen

• Viel Gestaltungsspielraum, eigene Ideen einzubringen und Verantwortung zu übernehmen

• Ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag zwischen Organisation, Dokumentation und Servicegedanken

• Flache Hierarchien, kurze Wege und ein Miteinander, das wirklich gelebt wird

• Natürlich auch eine Sommer- und Weihnachtsfeier, regelmäßige Teamevents