Project Office Coordinator

Die zetcom group AG gehört zu den führenden Softwareunternehmen für kulturelle Institutionen (Museen und Sammlungen). Über 2.500 Kund:innen in über 35 Ländern nutzen unsere konfigurier- und individualisierbaren Softwarelösungen, um kulturelles Erbe zu erschließen, zu verwalten und zu vermitteln. Betreut werden sie dabei von unserem Unternehmenssitz in der Schweiz sowie unseren Niederlassungen in Deutschland, Frankreich, Spanien, den USA, Australien, Finnland, Norwegen und unseren weltweiten Partnern.

Seit 2020 ist die zetcom group AG Teil der Culture Software Group, die mit ihren Mitarbeitenden vollständig integrierte und durchgängig digitale Besuchererlebnisse im Kultursektor anbietet.

Zur Verstärkung unseres Project Office Teams (PMO), welches alle Produktimplementierungen in der Sparte Kultur koordiniert und unser Projektportfolio standortübergreifend leitet, suchen wir am Standort Berlin oder Bern ab 1. Februar 2026 eine:n Project Office Coordinator (m/w/d, unbefristet, 80-100%).

In dieser Rolle bist du wichtiges Bindeglied zwischen Vertrieb und Produktauslieferung und zentral in die Vorbereitung unserer Projekte eingebunden. Im PMO Team bereitest du die Ressourcenplanung vor und hältst mit uns die Planungsdaten aktuell. Du ermöglichst unseren Projektmanagern durch administrative Vorarbeit einen reibungslosen Projekteinstieg:

• Annehmen und Prüfen aller eingehenden Kundenprojektaufträge sowie Pflege des Auftragsbuchs
• Führen des Kundendialogs während der Auftragsvorbereitung
• Nachverfolgung der Aufgaben zwischen uns und unseren Kund:innen während der Projektinitialisierung
• Pflege der Projektdaten für die Ressourcenplanung und Projektdisposition
• Vorbereitung regelmäßiger Planungsmeetings und Durchführen von Koordinierungsgesprächen mit den Kund:innen (Auftragsklärung)
• Erstellen von Projektzusammenfassungen für die Projektmanager (Übergaben)
• Durchführung grundlegender Einrichtungsprozeduren für Projekte (z.
  
  B. Setup Jira und Confluence, Berechtigungen, Dateifreigaben, Beauftragung neuer Applikationsinstanzen)
• Prozessüberwachung der Datenbereitstellung durch unsere Kund:innen sowie der anschliessenden Datenanalyse
• Bei Bedarf Unterstützung laufender Projekte in der Funktion als Projektassistenz
• Verbesserung der Projektvorlagen und Dokumentation sowie Vereinfachung der PMO-Prozesse
• Administrieren der Benutzerverwaltung in der Atlassian-Suite
• Unterstützung neuer Teammitglieder beim Onboarding durch Demonstration von Tools, Dokumentation und Verfahren

Diese Rolle ist breit gefasst und kann von Einsteiger:innen im Projektgeschäft genauso wie von Projektprofis übernommen werden. Zentral sind der Wille und die Fähigkeit, durch und Support den Erfolg der Projektteams voranzutreiben. Du verfügst über:

• Freude am Organisieren, Vorbereiten, Abstimmen und Koordinieren
• Kaufmännisches und kundenzentriertes Denken
• Hoher Grad an Selbstmotivation, Eigenorganisation, Zeitmanagement und Flexibilität bei der Aufgaben priorisierung, auch und besonders im virtuellen Teamalltag
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch und Interaktionsfähigkeit mit vielfältigen Teams
• Sorgfalt und Effizienz in der Aufgaben ausführung, gerade auch bei Routineaufgaben
• Höhere kaufmännische Ausbildung oder abgeschlossenes Studium (Wirtschaft, Management oder vergleichbar)
• Mindestens fünf Jahre Praxis im Beruf, idealerweise in Dienstleistungsunternehmen und/oder Softwarebranche
• Grundlagenwissen zu Aspekten des Projektmanagements (wie Planung, Tasks, Risiko, Budgets, Ressourcen, Changes) und Projektkonzepten wünschenswert
• Berufserfahrung als Projektmanager, Projektspezialist oder Projektassistenz von Vorteil (aber nicht vorausgesetzt)
• Anwenderkenntnisse der Atlassian-Suite wünschenswert (oder vergleichbares Taskmanagement)

• Sehr abwechslungsreiche Arbeit in einem internationalen, diversen, kollegialen und hoch motivierten Team mit deutsch- und englischsprachigem Alltag
• Die Chance, im PMO eigene Ideen einzubringen, Verantwortung zu übernehmen, Kundenbeziehungen aufzubauen und im Projektgeschäft zu wachsen
• Mitwirkung bei der Entwicklung eines dynamisch globalen Marktes und Ausbau unserer führenden Position
• Weltweiter…