Mitarbeiter*in Institutsadministration

Mitarbeiter
* in Institutsadministration 40-50%, befristet, Bern

Die UniBE ist beweglich.

Bei uns erwarten Sie flexible Arbeitsmodelle und viele Möglichkeiten für selbstbestimmtes Arbeiten.

• Selbstständige Führung des Sekretariats sowie Stellvertretung weiterer Sekretariatsleitungen am ARTORG
• Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung der Forschungsgruppenleiter
  * innen und ihrer Teams
• Koordination administrativer Abläufe
• Korrespondenz sowie Pflege von Ablagen, Daten und Dokumentationen
• Mithilfe bei der Organisation und Betreuung von Workshops, Tagungen und Institutsanlässen (inkl. Reise- und Hotelbuchungen für Gäste)
• Beschaffung von Bürobedarf

• Vollständige Abwicklung der Personalprozesse für Kantons- und Drittmittelangestellte sowie Stipendiat
  * innen (Rekrutierung, Eintritte, Mutationen, Austritte)
• Vorbereitung aller erforderlichen Dokumente für die Anstellung ausländischer Mitarbeitender (EU- und Drittstaaten)
• Erstellung von Stelleninseraten, Stellenbeschreibungen, Arbeitszeugnissen, etc.
• Zuständigkeit für die Absenzen- und Zeitkontrolle (JAZ-Beauftragte
  * r)

• Controlling von Betriebskredit- und Drittmittelkonten
• Debitoren-/Kreditorenworkflow (inkl. Nutzung von Finanzreporting und e-forms)
• Erstellung und Erfassung von Spesenabrechnungen und Pauschalentschädigungen
• Verantwortung für das Interne Kontrollsystem (IKS)

Die Stelle ist zunächst befristet, mit der Möglichkeit einer anschliessenden unbefristeten Anstellung.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder mehrjährige Erfahrung in der Administration (Erfahrung an Hochschulen oder in der Forschung von Vorteil)
• Sicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse;
  Französischkenntnisse von Vorteil
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Teamfähigkeit und serviceorientiertes Auftreten
• Interesse an universitären und wissenschaftlichen Abläufen
• Offenheit für neue Aufgaben und Prozesse in einem dynamischen Forschungsumfeld

Die UniBE ist beweglich.

Bei uns erwarten Sie flexible Arbeitsmodelle und viele Möglichkeiten für selbstbestimmtes Arbeiten.

Per sofort oder nach Vereinbarung

40-50%, befristet

ARTORG Center for Biomedical Engineering Research Bern

Das ARTORG Center for Biomedical Engineering Research ist ein strategisches Zentrum der Universität Bern und Teil der Medizinischen Fakultät. Es vereint interdisziplinäre Forschungsgruppen aus Technik und Medizin, die gemeinsam innovative Lösungen für klinische Herausforderungen entwickeln. Am ARTORG ist zudem der spezialisierte Masterstudiengang Biomedical Engineering angesiedelt, der in Kooperation mit der Berner Fachhochschule (BFH) durchgeführt wird.

• Selbstständige Führung des Sekretariats sowie Stellvertretung weiterer Sekretariatsleitungen am ARTORG
• Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung der Forschungsgruppenleiter
  * innen und ihrer Teams
• Koordination administrativer Abläufe
• Korrespondenz sowie Pflege von Ablagen, Daten und Dokumentationen
• Mithilfe bei der Organisation und Betreuung von Workshops, Tagungen und Institutsanlässen (inkl. Reise- und Hotelbuchungen für Gäste)
• Beschaffung von Bürobedarf

• Vollständige Abwicklung der Personalprozesse für Kantons- und Drittmittelangestellte sowie Stipendiat
  * innen (Rekrutierung, Eintritte, Mutationen, Austritte)
• Vorbereitung aller erforderlichen Dokumente für die Anstellung ausländischer Mitarbeitender (EU- und Drittstaaten)
• Erstellung von Stelleninseraten, Stellenbeschreibungen, Arbeitszeugnissen, etc.
• Zuständigkeit für die Absenzen- und Zeitkontrolle (JAZ-Beauftragte
  * r)

• Controlling von Betriebskredit- und Drittmittelkonten
• Debitoren-/Kreditorenworkflow (inkl. Nutzung von Finanzreporting und e-forms)
• Erstellung und Erfassung von Spesenabrechnungen und Pauschalentschädigungen
• Verantwortung für das Interne Kontrollsystem (IKS)

Die Stelle ist zunächst befristet, mit der…