Office Management and Administrative Assistant
Listed on 2026-09-11
-
Administrative/Clerical
Office Administrator/ Coordinator
Office Management and Administrative Assistant
Universität Bern
Vacant since : 05.09.2026
- Work location 3010 Bern (BE)
- Workload 80% - 100%
- Employment start By agreement
- Employment duration Temporary
- By online Online form
Office Management and Administrative Assistant (80-100%)
Die UniBE ist vielseitig.
Bei uns erwartet Sie eine grosse Themenvielfalt und viel Gestaltungsfreiraum.
Office Management and Administrative Assistant (80-100%)
Arbeitsbeginn So bald wie möglich oder nach Vereinbarung
Arbeitsverhältnis befristet
Institut / Arbeitsort Department of Clinical Research (DCR)
Unser Departement Die Medizinische Fakultät der Universität Bern zählt zu den grössten medizinischen Fakultäten der Schweiz und ist eng mit dem grössten Spitalverband des Landes verbunden. Die Nähe von Grundlagenforschung, Ingenieurwissenschaften und Universitätsspitälern schafft ein einzigartiges Umfeld für translationale, patientenzentrierte klinische Forschung, mit Digitalisierung und interdisziplinärer Zusammenarbeit als zentralen Treibern für Innovation.
In diesem Umfeld positioniert sich das Department of Clinical Research (DCR), eine gemeinsame Initiative der Medizinischen Fakultät und des Inselspitals Bern, das klinische und translationale Forschungskooperationen unterstützt und professionalisiert. Spezialisierte Einheiten begleiten Forschende entlang des gesamten Forschungsprozesses, von der Projektidee bis zur Publikation, ergänzt durch massgeschneiderte Weiterbildungsangebote und Veranstaltungen.
Diese Stelle unterstützt zentrale Bereiche des DCR, insbesondere Business Operations sowie Office- und Eventmanagement, und trägt damit wesentlich zum reibungslosen Ablauf der administrativen Prozesse bei.
Ihre AufgabenIn dieser Funktion übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der administrativen Unterstützung sowie in den operativen Abläufen des DCR. Sie arbeiten eng mit unseren Professorinnen und Professoren sowie dem Führungsteam zusammen und sind in verschiedenen bereichsübergreifenden Aufgaben tätig.
- Tagesgeschäft inkl. Kalender- und Sitzungsmanagement, Korrespondenz und Kommunikation
- Administrative Unterstützung der Forschungsgruppen unserer Professorinnen und Professoren
- Erstellung, Organisation und Pflege projektbezogener Dokumentation (z.
B. Anträge, Verträge, Berichte) - Nachverfolgung von Projektzeitplänen und Meilensteinen sowie Follow-up mit internen und externen Stakeholdern
- Unterstützung bei interner und externer Kommunikation sowie beim Reporting zu Departementsinitiativen
- Erste Recherchen zu potenziellen Kooperationspartnern und Projektmöglichkeiten
- Organisation von Geschäftsreisen sowie Unterstützung bei Planung und Durchführung von strategischen Meetings, Workshops und Veranstaltungen
- Unterstützung bei Website- und Social-Media-Kommunikation in Zusammenarbeit mit den Projektteams
- Unterstützung bei der Erstellung von Kommunikationsmaterialien wie Flyer, Linked In-Beiträge, digitale Signage (TV am DCR) und Videos
- Bearbeitung von Anfragen über das Ticketingsystem sowie Pflege der Projektunterlagen
- Unterstützung beim Onboarding von neuen Mitarbeitenden sowie Kunden, inkl. Dokumentation, Systemzugängen und Einführungsmaterialien
- Abstimmung mit internen Teams zur Koordination operativer Prozesse und Ergebnisse
- Unterstützung bei Eventlogistik sowie Präsenz vor Ort
- Organisation von internen Mitarbeiterevents und regelmässigen Sitzungen
- Büroorganisation und Tagesgeschäft (u. a. Bestellungen, Postbearbeitung, Ablagesysteme, Dienstleister)
- Ansprechperson für das BNF-Programm im DCR, inkl. Aktualisierung der BNF-Projekte und Koordination von Gesprächen mit potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten
- Abgeschlossene…
(If this job is in fact in your jurisdiction, then you may be using a Proxy or VPN to access this site, and to progress further, you should change your connectivity to another mobile device or PC).