Assistant - Administration & Contract Management (w​/m​/d

Vitra – ein Schweizer Familienunternehmen seit 90 Jahren – entwickelt mit führenden Gestaltern und Gestalterinnen innovative Produkte und Konzepte für zeitgenössisches Wohnen und Arbeiten. Zusammen mit den Möbelklassikern von Jean Proué, Charles und Ray Eames, George Nelson und Verner Panton finden diese Produkte weltweite Anwendung. Architektinnen, Unternehmen, öffentliche Verwaltungen und Privatpersonen setzen sie ein, um inspirierende Arbeits- und Wohnräume zu schaffen.

Ort:
Birsfelden

Beschäftigungsgrad: 60%

Beschäftigungsdauer: unbefristet

Die Logad-Gruppe entwickelt, betreibt und betreut ein vielfältiges internationales Immobilienportfolio. Dazu zählt unter anderem der renommierten Vitra Campus in Weil am Rhein. In all unseren Projekten verbinden wir architektonische Qualität mit hoher Ausführungsqualität und arbeiten regelmässig mit international bekannten Architekturbürોઝ zusammen.

In diesem Umfeld trifft Finance & Governance auf spannende Projekte und ein hohes Mass an Vertrauen. Die Rolle unterstützt die Finanzleitung in zentralen Themen rund um Finanzen, Administration und regulatorische Prozesse – mit Überblick, Diskretion und einem klaren Anspruch, Dinge gut und sauber voranzubringen.

• Enge Zusammenarbeit mit der Finanzleitung, den Fachbereichen und externen Partnern, damit Themen gut abgestimmt und verlässlich vorankommen
• Mitarbeit bei Reportings und Budgetprozessen sowie Aufbereitung von Finanzunterlagen für klare und fundierte Entscheidungen
• Verwaltung vertraulicher Dokumente und wichtiger Governance-Unterlagen mit einem guten Gespür für Qualität, Struktur und Diskretion
• Pflege von Unternehmens- und Stammdaten in nationalen und internationalen Registern für eine aktuelle und verlässliche Datenbasis
• Begleitung regulatorischer Themen wie UBO- und FATCA-Prozesse, inklusive Überblick über Fristen und nächste Schritte
• Administrative Betreuung von Versicherungsverträgen und Schadenfällen mit einem lösungsorientierten Blick auf die relevanten Anliegen
• Organisation von Meetings, Erstellung von Präsentationen und Protokollen sowie Nachhalten vereinbarter Massnahmen

Darüber hinaus bieten wir eine abwechslungsreiche Mischung aus Projekten, die über die alltäglichen Aufgaben hinausgehen und in denen man sich weiter verwirklichen kann.

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf Management-, Direktions- oder Führungsebene
• Idealerweise Kenntnisse im Finanz-, Treuhand-, Rechts- oder Compliance-Umfeld
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Excel und Power Point
• Ein hohes Maß an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Organisationstalent, Eigeninitiative und Freude daran, Dinge voranzubringen
• Sehr gute Deutschkenntnisse;
  Englisch ist ein Plus
• Wir bieten ein dynamisches, kreatives und innovatives Umfeld und verfolgen eine nachhaltige Unternehmensstrategie
• Bürgiogestaltung ist unsere Spezialität - unsere Arbeitsumgebung bietet Raum zur vollen Entfaltung inklusive Rüczugsgebiete zum konzentrierten Arbeiten
• Erleben Sie einen inspirierenden Campus mit umfassenden und einmaligen Angeboten im kulturellen Bereich und einem eigenen Mitarbeitergarten
• Welcome to Vitra - unser umfassendes Einarbeitungs- und Willkommensprogramm
• Wir fördern lebenslanges Lernen durch unsere interne Academy und zielgruppenorientierte Talent Managementprogramme
• "How to work better" - unser Konzept für die hybride Arbeitswelt - ermöglicht mobiles Arbeiten in unterschiedlichen Facetten
• Wir fördern nachhaltiges Pendeln. Dazu gehören für uns das "Jobrad" sowie E-Ladestationen auf dem Campus
• Wählen Sie ein zusätzliches, individuelles Benefit - im Bereich von Fitnessangeboten, das Deutschlandticket, einen Zuschuss für Kantine oder Kinderbetreuung oder ein jährliches Gesundheitsbudget
• Profitieren Sie von attraktiven Vergünsten auf Produkte von Artek und Vitra

Sie bringen nicht alle aufgeführten Qualifikationen mit?

Lassen Sie sich nicht entmutigen:
Wir sind überzeugt, dass mit einer lernbereiten, offenen Einstellung Berge versetzt werden können.

Wir setzen uns dafür ein, Chancengleichheit zu fördern und Diversität zu leben. Ausschlaggebend für Ihre Eignung sind ausschliesslich Ihre Persoßlichkeit und fachliche Argumente.

Ihre offenen Fragen beantwortet Ihnen gerne Lucas Kupferschmid,