Office & Operations Assistant – Categorie Protette

Position: Office & Operations Assistant – Categorie Protette L.68/99
Bologna - L.68/99 Art.
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La tua nuova azienda
Per una solida realtà multinazionale operante nel settore Engineering & Industrial Solutions, ricerchiamo una figura organizzata, precisa e proattiva da inserire presso la sede di Bologna.
L'azienda opera in un contesto internazionale e strutturato, caratterizzato da processi consolidati e da una forte collaborazione tra le diverse funzioni aziendali. La risorsa entrerà a far parte di un ambiente dinamico, con l'opportunità di interfacciarsi quotidianamente con interlocutori interni ed esterni, nonché con la casa madre estera.

Il tuo nuovo ruolo
A diretto riporto del M.SYS & HR Manager, ricoprirai un ruolo trasversale di supporto organizzativo, amministrativo e operativo, contribuendo al corretto funzionamento delle attività del dipartimento e collaborando con le diverse funzioni aziendali.
Tra le principali attività:
Sistemi di Gestione, Reporting e Compliance
Monitoraggio ed estrazione di report, statistiche e database Excel relativi alle attività aziendali, ai consumi e agli indicatori di performance;
Aggiornamento e gestione della documentazione relativa ai sistemi di gestione Qualità, Ambiente, Sicurezza ed Energia;
Collaborazione con il team M.SYS locale e con la casa madre per la gestione delle attività e delle comunicazioni operative;
Supporto nell'implementazione e nel mantenimento delle certificazioni aziendali e delle procedure interne;
Supporto alle attività legate alla conformità normativa e alla gestione documentale in ambito GDPR;
Organizzazione e preparazione della documentazione necessaria per audit interni ed esterni;
Supporto alla gestione degli audit presso la sede e coordinamento delle attività preparatorie per audit presso filiali e sedi operative;
Collaborazione durante audit di certificazione e verifiche ispettive, assicurando la raccolta e l'aggiornamento delle informazioni richieste;
Supporto al management durante visite di enti certificatori, auditor esterni e autorità competenti;
Interfaccia con i diversi dipartimenti aziendali per il monitoraggio delle attività e delle scadenze collegate ai sistemi di gestione;
Gestione delle comunicazioni quotidiane con la casa madre e con le altre società del gruppo per tematiche organizzative e documentali.
Gestione Operativa e Coordinamento
Supporto nella gestione di eventuali criticità operative con fornitori e funzioni aziendali (logistica, amministrazione, commerciale, facility, service e customer support);
Coordinamento delle attività amministrative e organizzative a supporto dei diversi dipartimenti;
Gestione e monitoraggio della flotta aziendale (auto e veicoli commerciali), fungendo da punto di riferimento per colleghi e fornitori;
Supporto nell'aggiornamento della documentazione relativa alla formazione, alle abilitazioni professionali e alle autorizzazioni del personale;
Monitoraggio delle scadenze documentali e raccolta della documentazione necessaria per il corretto svolgimento delle attività aziendali;
Organizzazione, archiviazione e aggiornamento della documentazione aziendale sia in formato digitale sia cartaceo;
Gestione delle attività di back office e segreteria organizzativa del dipartimento;
Predisposizione di presentazioni, report e documentazione a supporto del management;
Supporto nelle comunicazioni quotidiane con interlocutori interni ed esterni;
Collaborazione con il team HR e con le altre funzioni aziendali per garantire l'aggiornamento delle informazioni e il corretto svolgimento dei processi interni.

Di cosa hai bisogno per aver successo
Iscrizione alle liste delle Categorie Protette (L.68/99 Art.
1);
Diploma o Laurea;
Esperienza pregressa in ruoli di Back Office, Office Assistant, Assistente di Direzione, Segreteria Organizzativa, Executive Assistant o ruoli amministrativo-organizzativi analoghi;
Esperienza maturata all'interno di contesti aziendali strutturati o multinazionali;
Ottima conoscenza del pacchetto Office, con particolare riferimento a Excel;
Buona conoscenza della lingua inglese;
Capacità di gestione documentale, organizzazione delle attività e monitoraggio delle scadenze;
Ottime capacità organizzative e di coordinamento;
Precisione, affidabilità e attenzione al dettaglio;
Buone…