Directiesecretaresse ​/ Managementondersteuner - Regio Noord- Oost Brabant

• Administratief & secretarieel

Houd jij als geen ander het overzicht in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is? Zie jij kansen en knelpunten vaak eerder dan anderen, en weet je precies wanneer je zelf doorpakt en wanneer afstemming nodig is? Als directiesecretaresse ben jij de rechterhand van de regiodirecteur van regio Noordoost- en Zuidoost-Brabant, met een verbindende rol richting het managementteam. Jij zorgt dat processen, afspraken en besluitvorming zorgvuldig worden voorbereid én opgevolgd, zodat de regiodirecteur zich volledig kan richten op zijn of haar bestuurlijke verantwoordelijkheden en contacten met de buitenwereld.

Vanuit standplaats Boxtel ondersteun je met uiteenlopende secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Het betreft een functie voor 24 tot 32 uur per week.

Jouw belangrijkste focus ligt bij de ondersteuning van de regiodirecteur; daarnaast vervul je een verbindende rol richting het managementteam en de teamleiders in de regio. Jij brengt rust, structuur en overzicht in een dynamische werkomgeving die volop in beweging is. Je voert het complexe agendabeheer van de regiodirecteur, waarbij je voortdurend prioriteiten afweegt en anticipeert op veranderingen, je bereidt vergaderingen voor en organiseert ze: van vergaderstukken en agenda’s tot het maken van notulen en het bewaken van de opvolging van besluiten en actiepunten.

Als aanspreekpunt binnen het secretariaat weet je wat er speelt in de organisatie. Collega's weten jou gemakkelijk te vinden voor afstemming, ondersteuning en vragen over de dagelijkse gang van zaken.

Daarnaast:

• Beheer je de mailbox van de regiodirecteur en handel je correspondentie zorgvuldig af;
• Draag je bij aan een gastvrije en representatieve uitstraling van de organisatie door het organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten, het ontvangen van relaties en het creëren van een warm welkom voor bezoekers;
• Signaleer je ontwikkelingen, kansen en knelpunten en onderneem je waar nodig zelfstandig actie;
• Lever je een actieve bijdrage aan projecten en organisatie brede verbetertrajecten en bewaak je de voortgang;
• Bewaak je deadlines, voortgang en gemaakte afspraken;
• Zorg je voor een overzichtelijke administratie en een zorgvuldig archief;
• Denk je mee over de verdere professionalisering en het verbeteren van werkprocessen.

Je bent de ogen en oren van de regiodirecteur én een belangrijke schakel binnen de organisatie: je zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste personen terechtkomt. Ook in de contacten van de regiodirecteur met externe stakeholders en de buitenwereld ben jij de verbindende factor, en vanuit standplaats Boxtel ben je daarnaast goed zichtbaar voor management en medewerkers in de regio.

Boxtel is je vaste werkplek, middenin regio Noordoost- en Zuidoost-Brabant. Koraal is hier onder meer aanwezig met De La Salle, waar jongeren van 6 tot 23 jaar met een licht verstandelijke beperking en gedrags- of psychische problemen behandeld worden in kleinschalige, mensgerichte behandelgroepen, zowel intensief als in de wijk. Vanuit die ene standplaats ben je zichtbaar en goed bereikbaar voor de teams en locaties in de hele regio.

Wij zoeken een collega die stevig in haar of zijn schoenen staat, gemakkelijk contact maakt en graag verantwoordelijkheid neemt. Je bent organisatiesensitief, denkt vooruit en houdt overzicht, ook wanneer meerdere zaken tegelijk aandacht vragen. Je werkt graag samen binnen een professioneel secretariaat, met een eigen verantwoordelijkheidsgebied én oog voor het gezamenlijke resultaat, en gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie.

Daarnaast:

• Beschik je over hbo werk- en denkniveau;
• Heb je ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende functie;
• Kun je uitstekend plannen, organiseren en prioriteiten stellen;
• Heb je ervaring met complex agendabeheer, het voorbereiden van vergaderingen en notuleren;
• Heb je ervaring met Microsoft 365 en maak je jezelf digitale systemen snel eigen;
• Werk je zelfstandig binnen je eigen aandachtsgebied, maar zoek je ook actief de samenwerking op;
• Ben je communicatief sterk en…