Executive Assistant & Board Governance Coordinator

HOLSTEIN CANADA is Canada’s largest dairy breed association, serving more than 9,000 active dairy producers since 1884. We offer a team‑oriented workplace, supportive leadership, and the opportunity to contribute to our future.

Holstein Canada is seeking a highly organized and proactive  Executive Assistant & Board Governance Coordinator  to provide confidential executive‑level administrative and governance support to the CEO and Board. This role is ideal for someone who manages priorities well, coordinates complex activities, and supports senior leaders with professionalism and discret ion.

YOU WILL:

Provide confidential administrative and governance support to the CEO and Board of Directors.

Prepare agendas, reports, presentations, correspondence, minutes, and meeting materials.

Coordinate Board, committee, executive, and corporate meetings, including travel and expenses.

Track action items, follow up on deadlines, and manage competing priorities.

Maintain Board records, governance documents, contracts, and organized filing systems.

Act as a liaison with Board members, staff, members, vendors, and external stakeholders.

Coordinate translation and interpretation services and review outward‑facing materials.

Support senior leadership with research, presentations, proofreading, editing, and special projects.

YOU

OFFER:

Exceptional organization, time‑management, and attention to detail.

Excellent written and verbal communication skills in English and French.

Proven discret ion with confidential information and sensitive matters.

Experience supporting senior executives, boards, committees, or governance functions.

Strong meeting coordination, minute‑taking, proofreading, editing, and follow‑up skills.

Ability to build effective relationships with internal and external stakeholders.

Advanced proficiency with Microsoft Office and virtual meeting platforms.

A proactive, flexible, and service‑focused approach.

The salary for this position will be approximately between $70,000 and $85,000.

Holstein Canada does not utilize Artificial Intelligence (AI) in the screening, assessment, or selection of applicants.

Holstein Canada is committed to a barrier‑free recruitment process. To request accommodation, please contact

HOLSTEIN CANADA est la plus grande association de race laitière au Canada et sert depuis 1884 un effectif qui regroupe plus de 9000 producteurs laitiers en activité. Nous offrons un environnement orienté sur le travail en équipe, un leadership positif, et l’occasion pour vous de contribuer à définir notre avenir.

Holstein Canada recherche  un(e) adjoint(e) de direction et coordonnateur(trice) de la gouvernance du conseil d’administration . Très organisée et proactive, cette personne apportera en toute confidentialité un soutien en matière d’administration et de gouvernance au chef de la direction et au conseil. Ce poste est idéal pour une personne capable de bien gérer les priorités, de coordonner des activités complexes et d’accompagner les cadres avec professionnalisme et discrétion.

VOS TÂCHES SERONT LES SUIVANTES :

Fournir un soutien confidentiel en matière d’administration et de gouvernance au chef de la direction et au conseil d’administration.

Préparer les ordres du jour, les rapports, les présentations, la correspondance, les procès‑verbaux et les trousses de documentation des réunions.

Coordonner les réunions du conseil, des comités, de l’exécutif et de l’entreprise, ainsi que les déplacements et les comptes de frais.

Effectuer le suivi des mesures à prendre et des échéances et gérer des priorités concurrentes.

Gérer les dossiers du conseil, les documents de gouvernance, les contrats et les systèmes de classement structurés.

Assurer la liaison avec les membres du conseil, le personnel, les membres de l’organisation, les fournisseurs et les intervenants externes.

Coordonner les services de traduction et d’interprétation et relire les documents destinés au public.

Appuyer l’équipe dirigeante dans le cadre de recherches, de présentations, de relectures, de révisions et de projets spéciaux.

VOS COMPÉTENCES :

Sens exceptionnel de l’organisation, excellente gestion du temps et grand souci du détail.

Excellentes…