Mitarbeiter Verwaltung und Empfang; m​/w​/d

Mitarbeiter Verwaltung und Empfang (m/w/d)

• Abteilung Verwaltung
• Lehrgebiet Verwaltung + Empfang PTL Praxis Bremen
• Anstellungsart Teilzeit
• Wochenstunden 20 - 25
• Unternehmen Ludwig Fresenius Schulen GmbH

Zur Verstärkung unseres Teams in Bremen - LFS suchen wir zum 01.06.2026 in Teilzeit mit 20 - 25 Wochenstunden eine:n:

• Teambesprechungen organisatorisch vorbereiten (Raum, Unterlagen, Agenda koordinieren)
• Ablauf der Teambesprechung begleiten und strukturieren
• Praxistag vorbereiten und koordinieren
• Zukunftstag und ähnliche interne Veranstaltungen planen und organisieren
• Nachbereitung und Protokollierung bei Bedarf
• Sicherstellen, dass alle Therapeutinnen die notwendigen Materialien, Unterlagen und Informationen rechtzeitig erhalten
• Organisatorische Aufgaben übernehmen, damit Therapeutinnen sich auf die Therapiezeit konzentrieren können
• Mini-Trainings zu internen Abläufen, Verordnungen und Regulierungen durchführen
• Einzel-Schulungen (1-to-1) zu Thevea (Praxissoftware) anbieten und begleiten
• Therapeutinnen bei Fragen zu Verordnungen, Abrechnungsregeln und gesetzlichen Vorgaben unterstützen
• Neuerungen und Änderungen (z.B. neue Regulierungen, Software-Updates) im Team kommunizieren und erklären
• 1 x Monat Monatsabrechnung (ca. 3–5 Stunden)
• 1 x Woche Verordnungen vorbereiten (max. 1 Stunde)
• Alle Rechnungen an DMS schicken und freigeben
• 1 x Monat Liste von Storno-Rechnungen an Mariana Neuohr schicken
• 1 x Monat Abmahnungsliste überprüfen und bearbeiten
• Telefondienst und Anrufbeantworter abhören
• Absagen entgegennehmen und an zuständige Therapeutinnen weiterleiten
• Post bearbeiten und verteilen
• Eingangsbereich sauber und ordentlich halten
• Jeden Morgen lüften
• 1 x Woche Wäsche waschen, trocknen und ablegen
• Küche:
  Spülmaschine aus- und einräumen
• Material kontrollieren und bei Bedarf bestellen
• Neue Anfragen (telefonisch und schriftlich) bearbeiten
• Patienten auf die Warteliste setzen und verwalten
• E-Mails beantworten und weiterleiten
• Vorlagen für häufige Antworten erstellen und pflegen (z.B. Absagen, Warteliste, Anfragen)
• Terminkoordination bei Krankheit oder Ausfall einer Therapeutin
• Kommunikation mit Familien und Patienten (Auskünfte, Rückfragen, Informationen)
• Onboarding neuer Mitarbeiterinnen vorbereiten und begleiten
• Einarbeitung koordinieren (Einführung in Abläufe, Systeme, Zuständigkeiten)
• Unterlagen und Checklisten für neue Mitarbeiterinnen erstellen und aktualisieren
• Zugänge, Schlüssel und Materialien für neue Mitarbeiterinnen organisieren
• Praktikumsplan erstellen und abstimmen
• Praktikantinnen in den Praxisalltag einführen
• Ansprechpartnerin während des Praktikums
• Praktikumsnachweise und Dokumentation verwalten
• Terminpläne abstimmen und Änderungen kommunizieren
• Bei Engpässen oder Ausfällen organisatorisch unterstützen
• Interne Kommunikation zwischen Team und Verwaltung sicherstellen
• Therapeutinnen mit notwendigen Unterlagen und Materialien versorgen

• Berufserfahrung in einem ähnlichen Aufgaben gebiet
• Sicherer Umgang mit MS-Office
• Empathie im Umgang mit Patient:innen und Angehörigen
• Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Gute kommunikative Fähigkeiten

• Ein abwechslungsreiches Aufgaben gebiet mit viel Gestaltungspotenzial in einem sinnstiftenden Umfeld
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem zukunftsorientierten, sehr erfolgreichen, dynamischen Unternehmen
• Das Angebot sich kostenlos berufsbegleitend innerhalb der Gruppe weiterzubilden, wie z.B. durch ein Bachelor- oder Masterstudium
• Kollegiale Unterstützungskultur, offenes Betriebsklima, Austausch auf Augenhöhe und Förderung des Teamzusammenhalts z.B. durch Mitarbeiterevents und flache Hierarchien
• Nachhaltiger leben – wie z.B. mit unserem Bike-Leasing
• Arbeitgeberfinanziertes Deutschlandticket
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
  • Homeoffice in Form von Mobile Working
  • 30 Tage Urlaub + 2 geschenkte Tage
• Betriebliche Gesundheitsförderung, z.B. Kooperationen mit Fitnesskooperationspartnern
• Vergünstigte Angebote sowie vielfältige Zusatzleistungen, z.B. betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und Corporate Benefits

Wir betonen ausdrücklich, dass bei uns alle Menschen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung – gleichermaßen willkommen sind. Behinderte Bewerber werden bei gleicher persönlicher und fachlicher Qualifikation bevorzugt eingestellt.

Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne unter  zur Verfügung.