Front Office and Executive Assistant

COPAN ITALIA SPA Brescia, Italia Administrative

Copan, eccellenza nel biomedicale e leader mondiale nella pre-analitica microbiologica, conta circa 850 dipendenti in Italia. È composta da tre società:
Copan Italia S.p.A., che progetta e produce dispositivi per prelievo e conservazione di campioni biologici (tamponi floccati, terreni di trasporto, provette, pipette);
Copan Wasp S.r.l., che sviluppa soluzioni automatizzate di laboratorio come WASPe WASPLab e Copan Newlab S.r.l., dedicata a macchinari per controlli microbiologici in ambito alimentare, farmaceutico e cosmetico.

Accoglienza di visitatori, clienti, fornitori e partner

Gestione del centralino e smistamento delle chiamate

Gestione degli accessi in sede (registrazioni, badge, autorizzazioni)

Organizzazione appuntamenti e gestione delle sale riunioni

Supporto logistico di base per meeting interni

Supporto Executive (in sharing)

Supporto operativo e organizzativo agli Executive

Gestione agenda, appuntamenti e coordinamento riunioni

Organizzazione meeting interni ed esterni, con preparazione di briefing e follow-up

Coordinamento con le diverse funzioni aziendali per garantire allineamento operativo

Supporto nella gestione e monitoraggio di attività, scadenze e priorità

Gestione documenti, comunicazioni riservate e flussi informativi

Supporto nella preparazione e revisione di materiali e report

Partecipazione a meeting organizzativi con raccolta dei punti chiave e azioni

Supporto nell’organizzazione di eventi, incontri e trasferte (logistica e coordinamento)

Utilizzo e aggiornamento degli strumenti aziendali (es. CRM, ERP, tool di reporting)

Supporto operativo e Servizi Generali

Gestione di commissioni aziendali esterne (banche, posta, enti pubblici, ecc.)

Supporto alle funzioni aziendali per pratiche amministrative e documentali

Pianificazione autonoma delle attività ricorrenti

Gestione di attività organizzative e logistiche interne

Carico medio indicativo: circa 5 commissioni/settimana

Patente B (per commissioni esterne)

Buona conoscenza della lingua inglese (scritta e parlata)

Utilizzo del pacchetto office e strumenti gestionali

Lavoro dinamico

RAL: range 28k-35k commisurato all'esperienza

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