Bestuurssecretaresse | De Rading | Hybride

Functie omschrijving Bestuurssecretaresse | De Rading | Hybride

Ben jij een ervaren (bestuurs) secretaresse die graag ondersteunt op bestuurlijk niveau? Krijg jij energie van een dynamische werkdag waarin je continu schakelt tussen agenda's, mailboxen, telefoontjes en ad-hoc verzoeken, zonder daarbij het overzicht te verliezen? En spreekt een organisatie met maatschappelijke impact je aan? Dan hebben wij een mooie uitdaging voor je.

Voor De Rading in Bunnik zijn wij op zoek naar een zelfstandige, parttime en proactieve Bestuurssecretaresse voor 32 uur per week. In deze veelzijdige functie ben jij de spil van het bestuurssecretariaat en zorg je ervoor dat bestuurders, managers en medezeggenschapsorganen optimaal worden ondersteund.

Wat ga je doen?

Jouw takenpakket bevat onder andere (maar niet uitsluitend):

• Complex agenda- en afsprakenbeheer voor de bestuurder, programmamanager en teammanagers;
• Het beheren van gezamenlijke managementmailboxen;
• Voorbereiden, organiseren en notuleren van bestuurs- en managementvergaderingen;
• Bewaken en opvolgen van actiepunten en afspraken;
• Organiseren en notuleren van uiteenlopende interne en externe overleggen;
• Opstellen en beheren van de jaarlijkse vergaderplanning;
• Fungeren als ambtelijk secretaris van de Ondernemingsraad, Cliëntenraad en Pleegouderraad;
• Bijwonen van vergaderingen van deze raden, verzorgen van verslaglegging en opstellen van jaarverslagen;
• Diverse administratieve en secretariële werkzaamheden.

Wat maakt deze rol bijzonder?

Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale rol binnen de organisatie. Je werkt nauw samen met de bestuurder, de secretaris en het General Management Team en bent betrokken bij belangrijke besluitvormingsprocessen. Dankzij jouw organisatietalent, gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en oog voor detail zorg je ervoor dat overleggen, processen en communicatie soepel verlopen. Daarbij draag je indirect bij aan de belangrijke maatschappelijke missie van De Rading: het ondersteunen van kinderen, jongeren en gezinnen.

In deze zeer solistische rol werk je zelfstandig, heb je gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

Hybride werken

In deze functie krijg je veel vrijheid om zelf te bepalen waar je werkt: thuis, op kantoor of een combinatie van beide. Daarbij houd je uiteraard rekening met de planning van vergaderingen, overleggen en afspraken. Je begrijpt dat samenwerken essentieel is om resultaten te behalen en zoekt actief de verbinding met collega'n wanneer dat nodig is. Zo combineer je flexibiliteit met betrokkenheid en zorg je ervoor dat het werk altijd soepel blijft verlopen.

Interesse?

Ben jij een ervaren secretaresse die graag werkt op bestuurlijk niveau en energie krijgt van organiseren, plannen en ontzorgen? Wil je jouw talent inzetten binnen een organisatie die dagelijks het verschil maakt voor kinderen, jongeren en gezinnen? Dan vertel ik je graag meer over deze mooie functie bij De Rading. Reageer vandaag nog!

We zijn op zoek naar een (bestuurs) secretaresse die graag binnen een maatschappelijk betrokken organisatie aan de slag gaat. Daarnaast ben je zelfstandig, stressbestendig en proactief.

Dit breng je mee:

• MBO+ | HBO werk- denkniveau;
• Ruimschootse en recente ervaring in een soortgelijke secretariële functie;;
• Goede kennis van het Microsoft Office pakket;
• Het vermogen om op hoog niveau verslag te leggen en hierbij de context van gesprekken goed te duiden;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift (een taaltest is onderdeel van de selectie);
• Je bent parttime 32 uur per week beschikbaar;
• Je bent woonachting in de regio Zeist - Odijk - Utrecht - Bunnik - Driebergen.

Daarnaast herken je jezelf in onderstaande persoonlijke eigenschappen:

• Je beschikt over een uitstekend gevoel voor verhoudingen en prioriteiten; je weet wanneer je moet schakelen, durft ruimte te creëren in agenda's als de situatie daarom vraagt en krijgt mensen mee zonder formele bevoegdheid;
• Je behoudt overzicht, stelt de juiste prioriteiten en durft daarin keuzes te maken;
• Je bent een zelfstarter, denkt vooruit en neemt initiatief;
• Je vindt…