Executive Assistent

Ben jij een organisatorisch talent met oog voor detail en een servicegerichte houding? Bij TFH Holland zoeken we een Executive Assistant die zorgt dat alles op rolletjes loopt – zowel voor onze directeur als voor het team op ons kantoor in Bussum.

TFH is een jong en ambitieus bedrijf met locaties in Bussum en Vlijmen. Met een team van 11 collega’s werken we elke dag aan groei in de sectoren food, tech, en health. We investeren in veelbelovende MKB-bedrijven en richten ons op het realiseren van impact en innovatie. Als snelgroeiend team staan we aan het begin van een spannende reis, met volop kansen om samen te bouwen aan onze toekomst.

Houd je van dynamiek en uitdaging? Dan pas je perfect bij TFH!

Als Executive Assistant ben je het verlengstuk van de Algemeen Directeur en tegelijkertijd een belangrijke spil binnen de organisatie. Je zorgt ervoor dat de juiste zaken op het juiste moment aandacht krijgen, bewaakt prioriteiten en brengt structuur aan in een dynamische omgeving waarin veel tegelijkertijd gebeurt.

Je bent betrokken bij uiteenlopende onderwerpen, schakelt dagelijks met collega’s, ondernemers, investeerders en externe relaties en zorgt ervoor dat afspraken, projecten en acties niet tussen wal en schip vallen. Daarbij ben je niet bang om initiatief te nemen, vooruit te denken en anderen scherp te houden.

TFH Holland bevindt zich in een ambitieuze groeifase. Dat betekent dat processen, verantwoordelijkheden en prioriteiten regelmatig veranderen. Juist dat geeft jou energie. Je houdt overzicht wanneer de agenda volloopt, weet snel te schakelen wanneer plannen wijzigen en zorgt ervoor dat de organisatie professioneel en efficiënt blijft functioneren.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Proactief beheren van de complexe agenda van de Algemeen Directeur;
• Plannen, voorbereiden en coördineren van interne en externe afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten;
• Bewaken van prioriteiten, deadlines en actiepunten en zorgen voor tijdige opvolging;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt namens de Directeur voor collega’s, ondernemers, investeerders en andere relaties;
• Beheren van mailboxen, correspondentie en communicatie namens de Directeur;
• Voorbereiden van vergaderingen, presentaties, rapportages en besluitvormingsstukken;
• Notuleren van vergaderingen en bewaken van gemaakte afspraken;
• Coördineren van informatie tussen verschillende stakeholders en betrokken partijen;
• Signaleren van knelpunten, risico’s en verbeterkansen en hier proactief op acteren;
• Organiseren van zakelijke reizen, reserveringen en overnachtingen;
• Ontvangen van gasten en onderhouden van een representatieve en professionele kantooromgeving;
• Verzorgen van lunches, bijeenkomsten en facilitaire zaken op het kantoor;
• Beheren en archiveren van documenten, contracten en overige administratieve stukken;
• Beantwoorden en afhandelen van inkomende telefoongesprekken;
• Ondersteunen bij organisatiebrede projecten en overige werkzaamheden die bijdragen aan het succes en de groei van TFH Holland.

Je bent een ervaren ondersteuner die overzicht houdt, vooruitdenkt en zaken zelfstandig oppakt. Je voelt feilloos aan wat prioriteit heeft, schakelt makkelijk tussen verschillende belangen en bent een stevige gesprekspartner voor directie en collega’s.

Daarnaast beschik je over:

• HBO werk en denkniveau;
• Minimaal 7 jaar ervaring als Executive Assistant, Personal Assistant, Management Assistant of in een vergelijkbare functie;
• Ervaring binnen een zakelijke, financiële, investerings- of consultancyomgeving is een sterke pré;
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om meerdere dossiers tegelijkertijd te beheren;
• Sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands;
• Een proactieve, discrete en betrouwbare werkwijze, waarbij je gewend bent om met vertrouwelijke informatie om te gaan;
• Politieke sensitiviteit, organisatiesensitiviteit en sterke stakeholdermanagementvaardigheden;
• De persoonlijkheid om initiatief te nemen, door te pakken wanneer nodig en anderen op een prettige manier aan afspraken te houden.

Je komt terecht in een ondernemende en ambitieuze organisatie waar geen dag hetzelfde is. In deze…