Administrative Services Specialist​/Specialiste, Services adminnistratif

Nous sommes des pionniers. Nous avons été les premiers à franchir le mur du son et à concevoir le premier scooter de l’espace fonctionnel. Nous avons pris part à la première mission de la NASA sur la Lune et nous avons mis en marché des systèmes de rotors basculants évolués. Aujourd’hui, nous façonnons l’avenir de la mobilité sur demande. Les employés de Bell sont fiers de travailler pour une entreprise emblématique, regroupant de grands talents, qui produit en peu de temps des appareils à décollage vertical novateurs et recherchés.

• Organiser et planifier les rendez-vous internes/externes ainsi que les agendas des visiteurs.
• Gérer les systèmes de sécurité, les cartes d’accès, les codes PIN et les clés du bâtiment.
• Réconcilier et soumettre les rapports de dépenses des cartes de crédit d’entreprise.
• Coordonner les déplacements avec les fournisseurs de services de voyage d’entreprise.
• Planifier et organiser des événements clients, salons professionnels, activités de reconnaissance du personnel, collectes de fonds et fêtes de fin d’année.
• Coordonner les conférences Bell et les tournois de golf, en tenant à jour les listes de participants.
• Gérer les adhésions et inscriptions aux organisations professionnelles.
• Commander et distribuer des articles promotionnels et des cadeaux de reconnaissance aux employés.
• Soutenir les programmes d’engagement des employés, y compris le suivi et le reporting financier.
• Aider à la préparation de présentations numériques pour les clients, la direction et les équipes.
• Effectuer les tâches de réception, y compris le support téléphonique et par courriel.
• Maintenir et améliorer la conception et l’intégration du système téléphonique.
• Accueillir, enregistrer et accompagner les visiteurs selon les directives de conformité.
• Superviser l’entretien des véhicules et la gestion des baux.
• Servir d’intermédiaire avec le propriétaire de l’immeuble et les entrepreneurs pour l’entretien et les réparations.
• Aider à la négociation des contrats et ententes de services pour le bureau et l’immeuble.
• Créer et traiter les bons de commande pour les dépenses du bâtiment et du bureau, en assurant le bon codage.
• Gérer la création et la mise à jour des fournisseurs dans les systèmes d’entreprise.
• Contrôler, réconcilier et suivre les dépenses et reçus des installations.
• Optimiser les dépenses liées aux services du bureau et du bâtiment.

• Approvisionner et distribuer les EPI pour le personnel et les sous-traitants.
• Coordonner des projets spéciaux et les procédures d’intervention sur site.
• Suivre et faciliter la formation du personnel (ex. : chariot élévateur, marchandises dangereuses, premiers soins).
• Planifier les inspections de sécurité et les actions de suivi.
• Siéger au comité mixte de santé et sécurité au travail (administratif).
• Créer et maintenir les programmes, politiques et manuels EHS.
• Participer à la préparation des audits en milieu de travail.

• Accueillir les nouveaux employés et préparer les trousses de bienvenue.
• Coordonner les présentations aux services RH.
• Organiser des initiatives d’engagement des employés.
• Collaborer avec les équipes Expérience Client pour promouvoir les valeurs et la marque Bell.
• Préparer les communications aux employés concernant les initiatives et événements d’entreprise.
• Diplôme d’études secondaires (minimum)
• Certificat professionnel en administration et/ou plus de 5 ans d’expérience pertinente
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais
• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et Adobe
• Solides aptitudes organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches à la fois
• Esprit d’initiative et de résolution de problèmes; capacité à travailler avec un minimum de supervision
• Expérience en finance/comptabilité ou dans l’industrie aérospatiale (atout)
• Connaissance de SAP, Ariba et Concur (un atout)
• Expérience requise en organisation d’événements clients
• Attitude positive, patiente et professionnelle lors des interactions avec les membres de l’équipe et les clients

Toute autre combinaison de scolarité et d’expérience jugée équivalente pourra être considérée.

Cette offre…