Adjointe administrative ou adjoint administratif, Santé et bien-être

Location: Northeastern Manitoulin and the Islands

Titre :
Adjointe administrative ou adjoint administratif, Santé et bien-être

Type d’emploi :
Nomination permanente à temps partiel

Salaire : 35,58 $ de l’heure

Statut du poste vacant:
Nouveau poste

20 heures par semaine

Sous la direction de la gestionnaire du Service de santé et de bien-être, l’adjointe administrative ou l’adjoint administratif apporte du soutien dans les fonctions administratives et de secrétariat. Cette personne assume des fonctions de réceptionniste, coordonne les rendez‑vous des patients et enseigne au personnel comment utiliser efficacement les logiciels de la clinique. Elle coordonne les flux de travail financiers, y compris les factures de frais médicaux, la paie, les bons de commande et l’approvisionnement.

Elle gère également les dossiers des patients et les activités de secrétariat pour les nombreux visiteurs afin d’appuyer la prestation des soins de santé dans toute l’Université.

Administration médicale et soutien aux patients

Fournir des services complets de secrétariat au Service de santé et de bien-être, y compris filtrer les appels et les patients et répondre aux demandes de renseignements avec courtoisie.

Préparer quotidiennement les dossiers des patients pour les rendez‑vous quotidiens, informer les médecins et le personnel infirmier en conséquence, et organiser les radiographies, les interventions spéciales et les orientations vers une clinique ou un spécialiste.

Transcrire les notes de consultation, les rapports légaux, les notes de service, les certificats médicaux, la correspondance du service, les rapports budgétaires, les bons de commande et les procès-verbaux des réunions.

Traiter le courrier entrant et répondre à la correspondance de routine de sa propre initiative ou selon de brèves instructions verbales.

Classer les rapports des patients, les notes de consultation et les documents du service afin de préserver l’exactitude dans les dossiers médicaux, les dossiers du service et les bases de données.

Préserver la confidentialité des renseignements sur les patients et des opérations.

Traitement des questions financières et facturation des actes médicaux

Traiter et tenir la facturation des actes médicaux dans le Telus Electronic Medical Record (EMR) et le système de collecte pour la facturation à des tiers, y compris le Régime d’assurance maladie universitaire (RAMU) et les régimes de l’extérieur de la province.

Préparer et envoyer les états de compte aux patients et aux tierces parties.

Autres tâches

Exécuter toutes autres tâches entrant dans le champ d’application professionnel et le niveau de compétence du poste, en observant la législation, les politiques de l’Université et les conventions collectives applicables.

Diplôme collégial (programme de trois ans) en administration de bureau médical, administration de la santé ou programme de commis d’unité médicale.

Baccalauréat/grade de premier cycle dans un domaine pertinent, préférable.

D’un à trois ans d’expérience de travail avec un vaste éventail de clients en situation d’urgence, obligatoire.

Certificat de premiers soins et de RCR, un atout.

Formation en facturation médicale pour traiter les demandes de paiement transmises au ministère de la Santé de l’Ontario, obligatoire.

Excellentes compétences en communications verbales et écrites.

Compétences prouvées en résolution de problèmes et de conflits, attention aux détails.

Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps; capacité de respecter les échéances.

Excellentes compétences en analyse et en réflexion critique.

Capacité prouvée de gérer plusieurs projets et priorités simultanément dans un environnement au rythme rapide.

Expérience en gestion de documents institutionnels, observation des politiques de conservation et assurance de l’intégrité des données.

Capacité prouvée de traiter, de protéger et d’analyser de grandes séries de données de recherche conformément aux protocoles de protection de la vie privée et de sécurité.

Capacité prouvée de travailler indépendamment avec un minimum de supervision, de prendre des initiatives et de collaborer efficacement au sein d’une équipe.

Discrétion et bon jugement dans la gestion de données opérationnelles, médicales,…