Gestionnaire administratif et pédagogique

Vos Missions En Quelques Mots

Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers (étudiants et enseignants)

Aider et soutenir l'activité administrative et pédagogique dans sa globalité

Coordonner l'harmonisation des procédures avec les responsables de formation

Assurer le suivi du cursus pédagogique des étudiants (inscriptions pédagogiques, stage, résultats)

Organiser les sessions d'examens et de rattrapages

PEGASE (élaboration de PV, saisie des notes (ponctuel), préparation des jurys, édition des relevés de notes, édition de la liste de contrôle de saisie, attestations de réussite)

Préparer les commissions pédagogiques, saisir, classer, éditer les listings, enregistrer et publier les résultats

Organiser, alimenter et mettre à jour des bases de données relatives à la gestion

Suivi de la base de données enseignants/cours sur filemaker.

Saisir les salles sur l'outil EDT SOFT

Assurer la gestion des chargés de cours et des intervenants extérieurs OSE (invitation, suivi, saisie et validation des heures prévisionnelles et réalisées)

Assurer la gestion des listes de diffusion étudiants et enseignants

Coordination avec le service technique des départements, avec le service technique mutualisé de l'UFR et toutes les structures de l'université : UFR, SCUIO, cellule Apogée, service de la scolarité

Rédiger et transmettre les courriers administratifs, électroniques, convocations et tous autres documents aux différents intéressés, enseignants, chargés de cours, étudiants

Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative

Relations directes avec la direction du département et les responsables de diplôme, le service technique, direction avec l'UFR Arts et l'ensemble de l'université

Fonction d'accompagnement et de conseil auprès des étudiant.e.s.

Connaissances requises pour le poste

Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique

Travailler en équipe

Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

L'organisation, le fonctionnement et l'activité de l'établissement

Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative

Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Planifier son activité

Rechercher l'information, la vérifier et la classer

Utiliser les techniques de classement et d'archivage

Informer et rendre compte

Le domaine fonctionnel d'exercice et ses relations avec les autres domaines

Compétences opérationnelles

Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique

Travailler en équipe

Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Planifier son activité

Rechercher l'information, la vérifier et la classer

Utiliser les techniques de classement et d'archivage

Informer et rendre compte

Curiosité envers le monde culturel

Comprendre l'organisation, le fonctionnement et l'activité de l'établissement

Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative

Connaissance du domaine fonctionnel d'exercice et ses relations avec les autres domaines

Compétences comportementales

Sens relationnel

Sens de l'organisation

Rigueur/Fiabilité

Susceptible d'être vacant à partir du 01/09/2026

Gestionnaire de scolarité