Management Assistent Decaan Industrieel Ontwerpen

Management Assistent Decaan Industrieel Ontwerpen

Ben jij een ervaren en representatieve managementassistent die moeiteloos schakelt in een bestuurlijke omgeving? Dan is deze functie in het hart van de faculteit Industrieel Ontwerpen iets voor jou.

Als managementassistent van de decaan ben jij de belangrijkste organisatorische ondersteuner van de decaan van de faculteit Industrieel Ontwerpen. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen, houdt overzicht in een dynamische omgeving en bent een belangrijke schakel tussen de decaan, het Management Team en interne en externe contacten.

Je werkt nauw samen binnen het faculteitssecretariaat, en hebt contact met de managementassistenten van andere faculteiten en van het College van Bestuur. Daarbij onderhoud je een breed netwerk binnen de TU Delft en zorg je ervoor dat informatie en afspraken goed op elkaar aansluiten. Dankzij jouw organisatietalent, gevoel voor verhoudingen en proactieve houding kan de decaan optimaal functioneren in een complexe bestuurlijke omgeving.

Daarnaast ondersteun je het Management Team van de faculteit. Dit team vergadert wekelijks en jij zorgt voor een gedegen voorbereiding, verslaglegging en opvolging van deze overleggen. Je bewaakt afspraken, ondersteunt de besluitvorming en zorgt ervoor dat betrokkenen tijdig beschikken over de juiste informatie.

Als vooruitgeschoven post van de decaan ben je bovendien regelmatig het eerste aanspreekpunt voor contacten binnen en buiten de faculteit. Je draagt bij aan een zakelijke én gastvrije uitstraling van het decanaat en je weet op een prettige manier verbindingen te leggen.

In deze veelzijdige functie:

• Organiseer en ondersteun je de wekelijkse vergaderingen van het facultaire Management Team. Je maakt de agenda op, verzamelt vergaderstukken, stelt de notulen op en zorgt voor een tijdige distributie naar de juiste deelnemers.
• Beheer je de complexe agenda van de decaan en zorg je voor een efficiënte planning van afspraken, overleggen en bijeenkomsten. Ben je het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten van de decaan en zorg je voor een gastvrije ontvangst.
• Onderhoud je contacten met secretariaten van andere faculteiten en het College van Bestuur om afspraken en bestuurlijke processen goed op elkaar aan te laten sluiten.
• Zorg je voor een goed georganiseerde documentatie en archivering van bestuurlijke stukken.
• Draag je bij aan een efficiënte en servicegerichte ondersteuning van het decanaat.

Je maakt deel uit van het team dat de bestuurlijke ondersteuning van de faculteit verzorgt. Daarbij werk je dagelijks samen met je collega’s van het faculteitssecretariaat, de faculteitssecretaris en de decaan.

Daarnaast heb je regelmatig contact met secretariaten in de faculteit, van de andere faculteiten en van de centrale TU Delft-organisatie. Je beweegt je gemakkelijk tussen verschillende niveaus binnen de organisatie en voelt je thuis in een omgeving waar onderwijs, onderzoek en bestuur samenkomen.

Jouw plek in de organisatie

De faculteit Industrieel Ontwerpen behoort tot de internationaal toonaangevende ontwerpfaculteiten en werkt aan oplossingen voor complexe maatschappelijke vraagstukken. Als managementassistent van de decaan bevind je je in het hart van de faculteit en lever je een directe bijdrage aan een goed georganiseerde bestuurlijke omgeving. Door jouw ondersteuning verlopen processen efficiënt, worden afspraken nagekomen en kunnen bestuurders en collega's zich richten op hun inhoudelijke taken.

Daarmee vervul je een sleutelrol binnen de faculteit.

Wij zoeken een proactieve, representatieve, nauwkeurige en zelfstandige managementassistent die overzicht weet te houden in een dynamische omgeving en plezier haalt uit het ondersteunen van bestuurders en management.

Daarnaast neem je mee:

• MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur een adminstratieve of secretariële opleiding.
• Aantoonbare ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie, bij voorkeur in een complexe organisatie.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om prioriteiten te stellen.
• Een dienstverlenende, proactieve en discrete werkhouding.
• Sterke communicatieve vaardigheden en gevoel…