Managementassistent HR

Bij de directie HR zijn we op zoek naar een collega die de managers van de afdelingen Talent & Development en Recruitmentservices organisatorisch en administratief ondersteunt. Je beheert de agenda's en organiseert online en offline meetings, inclusief locatie en catering voor zover nodig. Je bereidt de agenda van team meetings voor en houdt actielijsten up-to-date. Je bent een van de visitekaartjes van de directie HR en speelt een rol bij het verwelkomen van gasten en nieuwe collega's.

Ook zorg je voor een accuraat order- en facturatieproces.

Daarnaast ben je medeverantwoordelijk voor de organisatorische, administratieve en logistieke ondersteuning van het opleidingsaanbod. Deze werkzaamheden bestaan o.a. uit:

• organiseren van logistieke en facilitaire zaken rondom trainingen, zoals het reserveren van zalen en het regelen van catering;
• fungeren als eerste aanspreekpunt voor deelnemers, trainers en HR-collega’s, inclusief het verzorgen van alle bijbehorende correspondentie;
• bewaken van de (jaar) planning en deadlines van het opleidingsaanbod en het actueel houden van draaiboeken;
• beheren en actualiseren van alle informatie in het Learning Management Systeem (de Learning Hub);
• opstellen en uitwerken van deelnemersevaluaties in samenwerking met de L&D adviseurs;
• initiëren van voorstellen ter verbetering van processen en werkwijzen.

Binnen de afdeling Talent & Development geven we vorm aan de TU-brede lange termijn visie op thema’s zoals (talent-)ontwikkeling, duurzame inzetbaarheid en de ontwikkeling van medewerkers en mobiliteit. Dit alles in nauwe samenwerking met faculteiten en ondersteunende diensten.

Je wordt onderdeel van het team Talent & Development: een team waarin we op een professionele en flexibele manier met elkaar samenwerken, waar je ruimte hebt om je ervaring in te brengen en waar aandacht is voor vakinhoudelijke en persoonlijke ontwikkeling. Je komt terecht in een team van 9 collega's, die gedreven en zelfstandig werken aan hun eigen projecten en /of aan het beheer van het trainingsaanbod.

In deze functie werk je ook samen met je collega HR-assistenten van het HR secretariaat, waarbij je enkele HR-brede taken onder je hoede neemt (bijvoorbeeld het organiseren van Masterclasses) en voor je collega's waarneemt. Onderlinge periodieke afstemming is onderdeel van de werkzaamheden.

Als management assistent maak je deel uit van hetZieSO netwerk voor management assistenten. Dit netwerk helpt je om snel collega’s te leren kennen en biedt toegang tot workshops, bijeenkomsten en activiteiten.
Zie
SO verbindt, inspireert en versterkt.

• Je bent een echte organisator die graag en goed overzicht houdt, graag samenwerkt en plezier haalt uit het ondersteunen van anderen.
• Je hebt minimaal mbo werk- en denkniveau en bij voorkeur een diploma van een secretariële opleiding;
• Je hebt minimaal drie jaar ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur in een complexe organisatie;
• Je communiceert zowel mondeling als schriftelijk uitstekend in het Nederlands en Engels.
• Je bent digitaal vaardig, hebt ervaring met het Microsoft Office-pakket, en bij voorkeur met verschillende administratieve systemen zoals Success Factors en TOPdesk.
• Je kunt goed samenwerken, hebt oog voor je collega’s en komt met oplossingen voor uiteenlopende vraagstukken. Je bewaart de rust en het overzicht als de druk hoog is.
• Je werkt gestructureerd, nauwkeurig en met oog voor kwaliteit.
• Je bent klantgericht: helder en professioneel in je communicatie en benaderbaar.
• Je hebt een positieve uitstraling en een proactieve houding.

Werken bij TU Delft betekent bijdragen aan oplossingen die er echt toe doen.

Al meer dan 180 jaar leiden we ingenieurs op die wereldwijd impact maken bij bedrijven, overheden of als ondernemer. Onze alumni zetten kennis om in concrete oplossingen voor de uitdagingen van vandaag en morgen. Die uitdagingen veranderen snel. Daarom werken we elke dag aan thema’s zoals energie, klimaat, digitalisering, AI en slimme mobiliteit. Ons onderwijs en onderzoek sluiten direct aan op wat de samenleving nodig heeft, nu en straks.

Bij TU Delft maken mensen het verschil. Met hun kennis en nieuwsgierigheid zorgen zij voor sterk onderwijs,…