Office Manager

Wij zijn op zoek naar een
Nederlands sprekende Office Manager (25-32 uren per week(.

De Office Manager rapporteert aan de Country Manager Nederland en is verantwoordelijk voor het soepel en efficiënt laten verlopen van de dagelijkse kantooractiviteiten. Daarnaast draagt de Office Manager bij aan een positieve, professionele en inspirerende werkomgeving.

In deze rol werk je nauw samen met centrale afdelingen, beheer je leveranciers en budgetten, ondersteun je de interne communicatie en organiseer je kantoorbrede evenementen. Met een proactieve en servicegerichte houding zorg je voor een gastvrije, goed georganiseerde en optimaal functionerende werkomgeving voor zowel medewerkers als bezoekers.

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers, bezoekers en leveranciers (zoals schoonmaakdiensten, verhuurder, cateraars en aannemers)
• Zorgen voor een schoon, georganiseerd en representatief kantoor, inclusief vergaderruimtes en pantry’s, en het coördineren van onderhouds- en renovatiewerkzaamheden
• Fungeren als lokale contactpersoon voor de afdelingen HR, IT, Finance en Internal Communication
• Zorgen voor tijdige en effectieve interne communicatie, inclusief het beheren van het intranet
• Uitvoeren van algemene kantoor- en administratieve werkzaamheden, zoals scannen, printen, archiveren, organiseren, verwerken van inkomende en uitgaande (e-)mail, declaratieadministratie en receptiewerkzaamheden indien nodig
• Signaleren en implementeren van verbeteringen in kantoorprocessen en
  -procedures om de medewerkerservaring te verbeteren
• Ondersteunen bij reisboekingen, inclusief het organiseren van reizen voor internationale bezoekers en het monitoren van reisgerelateerde gegevens
• Ondersteunen bij vergaderingen en bezoeken van internationale gasten, waaronder locatiecoördinatie, hotelreserveringen, catering en fungeren als contactpersoon
• Bestellen en beheren van kantoorbenodigdheden en pantryvoorraden en het controleren van bijbehorende facturen
• Organiseren van interne evenementen en kantooractiviteiten (zoals verjaardagen, afscheid, teamactiviteiten, zomeractiviteiten en eindejaarsvieringen)
• Bevorderen van een hoog niveau van gezondheids- en veiligheidsbewustzijn, het melden van onveilige situaties en toezien op naleving van kantoorstandaarden

• MBO- of HBO-opleiding (of vergelijkbaar werk- en denkniveau)
• Minimaal 5 jaar relevante ervaring in office management of hospitalitycoördinatie
• Sterke organisatorische en multitaskingvaardigheden met oog voor detail
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (mondeling en schriftelijk) en goede beheersing van het Engels
• Goede kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint en Outlook)

• Zelfstandig, proactief en oplossingsgericht
• Sterke communicatieve en sociale vaardigheden
• Servicegerichte instelling met een praktische en hands-on mentaliteit
• In staat om meerdere prioriteiten tegelijk te beheren en effectief te werken onder druk
• Flexibel en bereid om indien nodig werktijden aan te passen
• Georganiseerd, verantwoordelijk, punctueel en toegankelijk

Geïnteresseerde kandidaten worden uitgenodigd hun CV en een korte motivatiebrief in te sturen waarin zij hun interesse in de functie toelichten.

Office Manager(25–32 uur per week)