Congrescoördinator

Bij Lefebvre Sdu bouwen we aan de volgende fase van onze organisatie, waarin we onze sterke inhoudelijke basis in het fiscale en juridische domein vertalen naar digitale oplossingen met data, technologie en AI.

Als Congrescoördinator ben jij verantwoordelijk voor de logistieke en administratieve uitvoering van congressen, cursussen en studiedagen. Vanaf het moment dat het conceptprogramma gereed is tot en met de evaluatie, zorg jij ervoor dat alle praktische onderdelen goed georganiseerd zijn.

Je werkt nauw samen met de Congresmanager, die eindverantwoordelijk is voor de inhoud van het programma. Jij zorgt ervoor dat alle informatie, materialen en betrokken partijen op het juiste moment op de juiste plek samenkomen en dat deelnemers, sprekers en partners een uitstekende ervaring hebben.

Binnen het team Opleidingen worden jaarlijks zo’n 500 congressen, cursussen en studiedagen georganiseerd. Deze variëren van kleinschalige bijeenkomsten met ongeveer 12 deelnemers tot grotere congressen met circa 400 deelnemers. De bijeenkomsten kunnen fysiek, online of hybride plaatsvinden.

In deze rol ligt ongeveer 60 procent van je werk op uitvoering en organisatie en 40 procent op coördinatie en projectplanning.

Er zijn twee teams: één gericht op cursussen voor juristen en één op cursussen voor fiscalisten. Voor het team dat zich richt op fiscalisten zoeken wij een nieuwe Congrescoördinator.

• Je plant en organiseert alle praktische onderdelen van cursussen en congressen, zoals locaties, sprekersafspraken, correspondentie en deelnemersontvangst.

• Je bewaakt het logistieke proces en zorgt dat bijeenkomsten volgens planning verlopen.

• Je stelt projectplanningen op in overleg met de Congresmanager en signaleert tijdig afwijkingen.

• Je onderhoudt contact met leveranciers, locaties en sprekers.

• Je zorgt dat programma-informatie correct op de website wordt geplaatst.

• Je verzorgt documentatiemateriaal en de verspreiding of nazending daarvan.

• Je controleert facturen en bewaakt een correcte administratieve verwerking.

• Je fungeert als aanspreekpunt tijdens congressen en lost praktische vraagstukken op.

• Bij grotere evenementen ben je ook aanwezig op locatie om de uitvoering in goede banen te leiden.

Je bent servicegericht, houdt overzicht en krijgt energie van het organiseren van bijeenkomsten. Je schakelt makkelijk tussen verschillende partijen, onderhoudt sterke relaties met sprekers, leveranciers en collega’s en weet ook in drukke periodes het hoofd koel te houden.

• MBO+/HBO werk- en denkniveau, met relevante ervaring in het organiseren van bijeenkomsten, events of projectondersteuning

• Je bent minimaal 32 uur per week beschikbaar

• Sterke digitale vaardigheden en ervaring met verschillende systemen

• Nauwkeurigheid in administratie en planning, met oog voor detail

• Stressbestendigheid en flexibiliteit, vooral tijdens drukke eventperiodes in het voorjaar en najaar

• Goede communicatieve vaardigheden in contact met sprekers, leveranciers en collega’s

• Een klantgerichte en oplossingsgerichte houding

• Ervaring met administratieve systemen zoals ERP-systemen is een pré.

Samen bouwen we aan een organisatie die volop in ontwikkeling is. Vanuit onze sterke inhoudelijke basis ontwikkelen we digitale oplossingen waarin technologie, data en vakinhoud samenkomen.

Je krijgt de ruimte om initiatief te nemen, ideeën uit te werken en mee te bouwen aan de volgende stap. Tegelijk kom je terecht in een betrokken en informele organisatie waar samenwerking centraal staat en een gezonde werk-privébalans vanzelfsprekend is. Daar horen natuurlijk ook goede voorwaarden bij.

Je kunt onder andere rekenen op:

• Een 36-urige werkweek (voltijd) met een bruto maandsalaris tussen € 3.457,- en € 4.021,- afhankelijk van je ervaring.

• 23 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband, conform de cao voor het Uitgeverijbedrijf.

• Een persoonlijk keuzebudget van 12% van het bruto jaarsalaris, waarvan 8% vakantietoeslag en 4% flexibel inzetbaar, bijvoorbeeld voor de aanschaf van extra vakantiedagen.

• Een vaste eindejaarsuitkering van 4% van het bruto jaarsalaris.

• Een winstdelingsregeling…