Sales Support Professional wk

Position: Sales Support Professional (32-40 uur p. wk
Over deze vacature

Binnen de Unit Defence, Safety & Security (DSS) werk je aan oplossingen die bijdragen aan nationale veiligheid, defensiecapaciteit en maatschappelijke weerbaarheid. Unit DSS ontwikkelt kennis en technologie voor onder andere het Ministerie van Defensie, Justitie & Veiligheid en beheerders van vitale infrastructuren. Als Sales Support Professional ben jij de essentiële ondersteuning voor onze business developers, projectmanagers en marktmanagers van de divisie Acoustics & Underwater Warefare (AUW).

Je draagt bij aan het stroomlijnen van commerciële processen en het verhogen van de kwaliteit van offertes en klantcontacten.

Wat ga je doen?

Als een echte spin-in-het-web stroomlijn jij cruciale administratieve en sales processen binnen de unit. Je zorgt voor correcte administratieve vastlegging in systemen zoals ons CRM. Dit doe je in nauwe afstemming met de business developers en opportunity managers. Je werkzaamheden zijn heel divers en vallen uiteen in de aandachtgebieden projectontwikkeling, procesbewaking en efficiëntie.

Werkzaamheden die hierbij horen zijn het inventariseren, signaleren en bewaken van afspraken en deadlines gerelateerd aan klantcontact en het salesproces. Je borgt procedures en templates conform het TNO Management Systeem. Je signaleert verbetermogelijkheden en initieert oplossingsrichtingen.

Voor offertes bewaak je het proces, check je de offerte op correctheid, vraagt credit checks aan en coördineer je het tekenproces in lijn met de mandateringsregeling. In het geval van subsidieprojecten en tendertrajecten begeleid je daarnaast de inschrijving en de verwerking van alle gegevens in de portalen bv. Europese Commissie of de Nederlandse overheid. En wanneer offertes of voorstellen in opdracht worden gegeven, check je de bijbehorende stukken op volledigheid en juistheid, stem je indien nodig af met de afdeling IP & Contracting en zorg je ervoor dat alles correct wordt opgeslagen.

Bij afronding van een opdracht zorg je ervoor dat de klant tevredenheidsaudit wordt uitgevoerd. Je borgt hierbij telkens dat alle administratie volgens de eisen van het TNO management systeem wordt verwerkt.

Je onderhoudt contacten met researchafdelingen, het secretariaat en andere decentrale Sales Support collega’s. Je houdt informatie in CRM en SharePoint actueel en ondersteunt bij  deze functie ga je nauw samenwerken met de 3 andere collega’s binnen het Sales Office. Iedereen heeft een eigen aandachtsgebied, maar die is niet in beton gegoten: we kijken telkens naar wat nodig is. Als team zijn we flexibel om zo nodig voor elkaar in te springen en elkaar te vervangen bij afwezigheid.

Zo wordt continuïteit verzorgd voor onze klanten en onze collega’s. Je rapporteert in deze functie aan de marktdirecteur.

Wat mag je van je werkomgeving verwachten?

Het Sales Support Office (SSO) binnen de unit DSS wordt georganiseerd als een team met elke medewerker een verantwoordelijke divisie. Er is één coördinerende collega, maar iedereen werkt nauw samen en vervangt elkaar bij afwezigheid. Het SSO heeft als doel de collega’s van business development, projectmanagement en marktmanagement, optimaal te laten presteren en focussen op hun kerntaken. Dit doen jullie door te zorgen voor goede kwaliteit van beschikbare data en het ondersteunen in effectievere acquisitieprocessen.

Jij zorgt ervoor dat onze collega’s zich kunnen focussen op hun kernteaken. Je bent samen met de collega’s de spin in het web. Collega’s zoeken je vaak op (en anders zoek je hen op). Er zijn veel processen en tools waarmee je kunt werken en deskundige collega’s in stafafdelingen voor specifieke vragen. We werken hard aan een veilig Nederland, maar er is ook tijd voor ontspanning en collegialiteit.

Wat wij van jou verwachten

Je bent proactief, een echte aan- en doorpakker. Je houdt ervan om projectgewijs en procesmatig te werken en hierin de administratieve zaken op orde te hebben. Je bent stressbestendig en kunt goed omgaan met werkdruk en deadlines. Je werkt nauwkeurig en pragmatisch en herkent het wanneer er iets (nog) niet klopt of wanneer informatie ontbreekt. Jij zet het recht en zorgt dat alle informatie wordt aangeleverd, want…