Beleidsondersteuner Cluster Bestuursondersteuning

Het cluster Bestuursondersteuning van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is op zoek naar een energieke beleidsondersteuner die samen met de directiesecretaris ervoor zorgt dat de werkzaamheden van het cluster op rolletjes lopen. Het cluster Bestuursondersteuning bestaat uit de directies KIEM, Communicatie en Bestuursadvisering en werkt dicht tegen de politieke en ambtelijke top van het ministerie aan.

De beleidsondersteuner ondersteunt de directiesecretaris met uitvoerende werkzaamheden passende bij de directiesecretaris taken. Denk hierbij in het bijzonder aan het uitvoeren van het reisprotocol, zoals de logistieke coördinatie van EU-gerelateerde reizen van bewindspersonen en delegatie, het ondersteunen van protocollaire werkzaamheden binnen het cluster zoals het registreren van geschenken en het organiseren van werkbezoeken binnen het cluster, bijeenkomsten en events inclusief het boeken van locaties, communicatie richting genodigden en aanmeldingen beheren.

Ook het ondersteunen op het gebied van financiële en administratieve taken, zoals het oppakken van financiële opdrachten, offertes opvragen, behoeftestellingsformulieren invullen en het versturen van aanvragen naar Financieel Beheer kan tot je takenpakket behoren.

Verder, ondersteunt de beleidsondersteuner de directiesecretaris bij vraagstukken rondom bedrijfsvoering zoals het informeren van collega’s over werkzaamheden/bijzonderheden op de verdieping of in het gebouw, maar ook de digitale informatiehuishouding zoals het bijwerken van Rijksportaal pagina’s. Samen met de secretariaten organiseer je de ondersteunende logistiek.

Tot slot, ondersteun je, indien nodig, de directiesecretaris bij de uitvoering van plannen die door het managementteam zijn bepaald. Bij afwezigheid van de directiesecretaris ben je in staat om in te springen bij MT-overleggen voor verslaglegging.

Je werkt in deze functie nauw samen met de directiesecretaris, de verschillende MT leden en de secretariaten. De functie van beleidsondersteuner binnen het cluster is nieuw. Dit bekent dat er ruimte is om de functie zelf vorm te geven en tegelijkertijd dat wij flexibiliteit vragen om het daadwerkelijke takenpakket goed af te stemmen op de praktijk. Net als de directiesecretaris wordt deze functie aangestuurd door de directeur Bestuursadvisering.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Vaste dienst voorafgegaan door een jaarcontract
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst.

Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

• Je hebt HBO werk/denkniveau;
• Minimaal 2 jaar werkervaring in ondersteunende of projectmatige werkzaamheden;
• Ervaring in een ondersteunende, organisatorische of administratieve rol, bij voorkeur binnen een (semi-)overheidsomgeving of complexe organisatie;
• Je bent een servicegerichte collega die goed in staat is samen te werken op verschillende niveaus;
• Je bent in staat structuur aan te brengen in je werkzaamheden en werkt zorgvuldig;
• Je…